Boletas de pago y contratos de trabajo firmados electrónicamente: lo que autoriza el Decreto Legislativo 1310 y la regla de los cien trabajadores que sigue circulando

Una empresa de 40 trabajadores quiere dejar de imprimir boletas, firmarlas a mano y perseguir a cada persona para que firme el duplicado. Alguien de recursos humanos busca la norma y encuentra dos respuestas que se contradicen. Una dice que la firma electrónica de boletas es para empleadores con más de cien trabajadores y previa inscripción en un registro del Ministerio de Trabajo. La otra dice que cualquier empleador puede firmar digitalmente cualquier documento laboral.

Las dos citan normas reales. Lo que no dicen es que una es de 2011, la otra de 2016, y que la segunda tiene rango de ley. Aquí va cada texto, lo que el propio ministerio ha opinado después y lo que nos parece una lectura defendible.

La norma de 2011: firma digitalizada, cien trabajadores y un registro

El Decreto Supremo 009-2011-TR, de 22 de julio de 2011, reescribió los artículos 18, 19 y 20 del Decreto Supremo 001-98-TR, que regula las planillas y las boletas. El último párrafo del artículo 18 quedó así:

En los casos que el empleador cuente con menos de cien trabajadores, la boleta de pago deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.

Tres cosas de ese párrafo que se pierden al resumirlo:

1. Habla de firma digitalizada, no de firma digital. Una firma digitalizada es la imagen escaneada de una rúbrica. Es otra cosa, y lo que vale en un juicio lo explicamos en firmaste con una imagen pegada en el PDF.
2. Solo cubre las boletas, no los contratos ni el resto de documentos.
3. El propio decreto, en su artículo 3, dejó ese párrafo sin efecto hasta que existiera el registro de firmas: entraba en vigencia «a partir de la implementación del Registro de Firmas».

El artículo 19 añadió otra vía que no depende del tamaño. Previo acuerdo con el trabajador, la boleta se puede entregar por intranet, correo electrónico u otro medio similar, «siempre y cuando se deje debida constancia de su emisión por parte del empleador y se garantice su efectiva recepción por parte del trabajador». El plazo sigue siendo el tercer día hábil siguiente al pago, y la carga de probar el pago y la entrega es del empleador.

La norma de 2016: todo tipo de documentos, sin umbral

El Decreto Legislativo 1310, publicado en El Peruano el 30 de diciembre de 2016, dedica su artículo 3 a la «simplificación para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral». Su numeral 3.1 dice:

En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo Nº 681.

Frente al texto de 2011 hay cuatro diferencias. Dice «todo tipo de documentos laborales», no solo boletas. Habla de firma digital o electrónica, no de firma digitalizada. No pone ningún número de trabajadores. Y no menciona ningún registro.

El numeral 3.2 cambia también la entrega. Cuando el pago se deposita en una cuenta del sistema financiero, el empleador puede sustituir la entrega física de boletas y constancias «por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación», con dos condiciones: que el medio deje constancia de la emisión y dé «un adecuado y razonable acceso» al trabajador. Y cierra con una frase que ahorra mucho trabajo: «En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador».

El numeral 3.4 fija la conservación: los documentos y constancias de pago de obligaciones laborales económicas se guardan «solamente hasta cinco años después de efectuado el pago».

Sigue vigente, aunque leas lo contrario

Hay resúmenes que dicen que este artículo fue derogado en 2023. Lo comprobamos. El Decreto Legislativo 1565, Ley General de Mejora de la Calidad Regulatoria, publicado en El Peruano el 28 de mayo de 2023, tiene una disposición complementaria derogatoria única que dice:

Derogar el artículo 2 del Decreto Legislativo Nº 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa; y, el Decreto Legislativo Nº 1448 […]

El artículo 2 es el del análisis de calidad regulatoria. El artículo 3, el de los documentos laborales, no se toca.

Lo que dice el Ministerio de Trabajo, y dónde se contradice

El MTPE se pronunció sobre esto en el Informe 0135-2021-MTPE/2/14.1, de 26 de julio de 2021, publicado entre sus opiniones técnicas de ese año. Es una opinión técnica y no resuelve casos concretos, como dice el propio informe, pero es la lectura oficial del ministerio. Lo que concluye:

• No hace falta autorización. Punto 3.3: el uso de una tecnología concreta «no está sujeto a autorización o aprobación» del ministerio, y no existe procedimiento para aprobarla.
• Cualquier documento laboral. Punto 3.12: «La normativa vigente no hace distinciones», y el 3.13 enumera contratos de trabajo, convenios individuales, boletas y constancias de pago, hojas de liquidación y certificados de trabajo.
• El trabajador también puede firmar electrónicamente. Punto 3.14: aunque el D.Leg. 1310 solo nombra al empleador, la posibilidad «es extensiva al trabajador en virtud del artículo 141-A del Código Civil».
• Pero tiene que elegirlo. Punto 3.16: en contratos y acuerdos, sustituir la firma manuscrita del trabajador por una electrónica «ha de responder […] a una decisión libre de aquel».
• La firma simple vale, y no protege igual. Punto 3.22: la firma electrónica simple o avanzada se puede usar en cualquier documento laboral, pero «no garantiza el no repudio», y si el trabajador niega haber firmado, quien sostiene que la firma es auténtica tiene que probarlo.

Ahora, la contradicción. La guía sobre boletas de pago del MTPE, cuyo archivo es de agosto de 2023, responde a la pregunta «¿La boleta de pago también debe contar con la firma del empleador?» así: con menos de cien trabajadores, sellada y firmada; con más de cien, la firma ológrafa y el sello «podrán ser reemplazados por su firma digital», citando a la vez el artículo 18 del D.S. 001-98-TR y el artículo 3 del D.Leg. 1310. Es decir, pega el umbral de 2011 a la firma digital de 2016.

Lo mismo pasa con la entrega electrónica. La guía la condiciona a un «previo acuerdo con el trabajador», que es requisito del artículo 19 de 2011, y el numeral 3.2 del D.Leg. 1310 no lo pide cuando el pago va por banco.

Nuestra lectura

Es una interpretación y la marcamos como tal. El D.Leg. 1310 es una norma con rango de ley, posterior al decreto supremo de 2011, y su numeral 3.1 no distingue por tamaño. El informe de 2021 del mismo ministerio dice que la normativa «no hace distinciones». Con esos dos textos, una empresa de 40 trabajadores puede firmar sus boletas con firma digital sin inscribirse en ningún registro.

Lo que haríamos igualmente, porque no cuesta y cierra discusiones:

1. Firmar con firma digital, no con una imagen. Es la única de las modalidades en la que la carga de la prueba pasa a quien niega la firma, por el artículo 2-A del reglamento de la Ley 27269, que el informe cita en su punto 3.11. Una boleta con firma escaneada es justo lo que el artículo 18 de 2011 llamaba firma digitalizada.
2. Dejar constancia del acuerdo con cada trabajador para la entrega electrónica, aunque el pago vaya por banco. La guía del MTPE lo pide, y en una inspección es más fácil enseñarlo que discutir cuál de las dos normas manda.
3. Guardar la prueba de la puesta a disposición: la fecha en que la boleta quedó accesible y, si el sistema lo registra, cuándo la abrió el trabajador. La carga de la prueba de la entrega es tuya en cualquier caso.
4. Para contratos y convenios, preguntar al trabajador cómo quiere firmar y guardar la respuesta. El punto 3.16 del informe lo convierte en la parte que más fácilmente se discute después.

Lo que cuesta hacerlo mal

La guía del MTPE clasifica las infracciones con el reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, el D.S. 019-2006-TR. No entregar las boletas en plazo o con las formalidades exigidas es infracción leve, en cada caso. Consignar en la boleta datos distintos de los de la planilla, o datos falsos, es infracción grave. Las multas dependen del tamaño de la empresa y del número de trabajadores afectados, y no las reproducimos aquí porque se expresan en UIT y cambian con la escala vigente cada año.

Hay además un ángulo que casi nadie cruza con este. La boleta lleva el sueldo, y el artículo 2 de la Ley 29733 cuenta los «ingresos económicos» entre los datos sensibles. Si pagar la planilla exige consentimiento escrito para ese dato es discutible: el numeral 5 del artículo 14 exceptúa lo necesario para ejecutar una relación contractual, y el 13.6 pide consentimiento por escrito para los datos sensibles. Lo que no se discute es la seguridad de la plataforma donde pones las boletas: tratar datos sensibles incumpliendo las medidas de seguridad es infracción grave según el artículo 133.5 del reglamento de la Ley 29733. Cuándo hace falta consentimiento y cuándo no está en consentimiento para tratar datos personales.

Lo que este artículo no afirma

Que el registro de firmas del D.S. 009-2011-TR se llegara a implementar. No lo hemos encontrado y no lo afirmamos en ningún sentido.

Que exista un decreto supremo que reglamente el artículo 3 del D.Leg. 1310. El artículo lo anuncia; ni la guía de 2023 ni el informe de 2021 citan ninguno.

Que la guía del MTPE esté equivocada. Decimos que combina dos normas con requisitos distintos y explicamos por qué nos parece que manda la de 2016. Un inspector puede leerlo de otro modo.

Dónde encaja

Este artículo baja al terreno laboral lo que el pilar de este tema explica en general: qué produce cada tipo de firma y quién carga con la prueba, en firma digital, firma electrónica y firma electrónica avanzada: qué dice exactamente la ley peruana. La tabla de documentos que se pueden y no se pueden firmar está en qué documentos se pueden firmar digitalmente, y cómo mantener verificable una boleta firmada durante esos cinco años, en conservar un documento firmado.

Si vas a firmar la planilla con el certificado de un representante de la empresa, la pregunta siguiente es qué certificado le corresponde. La tienes en nuestro catálogo de certificados, o escríbenos con el número de boletas al mes y te decimos qué modalidad encaja.

Última revisión: 17 de septiembre de 2026.

Fuentes de esta página

• Decreto Legislativo 1310, El Peruano, 30 de diciembre de 2016, artículo 3.
• Decreto Supremo 009-2011-TR, de 22 de julio de 2011, que modifica los artículos 18, 19 y 20 del D.S. 001-98-TR.
• Decreto Legislativo 1565, El Peruano, 28 de mayo de 2023, disposición complementaria derogatoria única.
• Informe 0135-2021-MTPE/2/14.1, Dirección de Normativa de Trabajo, 26 de julio de 2021.
• Guía sobre boletas de pago, Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.
• Ley 29733, texto vigente, artículo 2, numeral 5.