Firma digital para docentes y universidades: qué pide SUNEDU para los diplomas, qué pide el MINEDU para certificados y actas, y dónde sí sirve tu certificado

El secretario general de una universidad de provincia firma, antes de cada ceremonia de grados, un lote de diplomas en el reverso. Alguien de sistemas le propone pasar a firma digital y le pregunta si SUNEDU lo exige. En un colegio de Chiclayo, la directora firma a mano los certificados de estudios que le imprime el SIAGIE, y una madre le pide que se lo mande firmado por correo. Las dos preguntas tienen la misma respuesta corta: no encontramos ninguna norma que lo exija. Y en una de ellas, la norma que leímos todavía pide el diploma escaneado.

Este artículo amplía la sección de docentes del mapa de firma digital para profesionales colegiados, que lo despachó en unos pocos párrafos. Leímos las fuentes el 13 de octubre de 2026.

La Ley Universitaria: dice quién firma, no con qué

La Ley 30220 (9 de julio de 2014) reparte las firmas así. El artículo 44 dice que las universidades otorgan los grados y títulos «a nombre de la Nación». El artículo 62.4 pone entre las atribuciones del rector «Refrendar los diplomas de grados académicos y títulos profesionales». Y el artículo 73 dice que el secretario general «es fedatario y con su firma certifica los documentos oficiales de la universidad». El artículo 15.9 encarga a SUNEDU «Administrar el Registro Nacional de Grados y Títulos».

Leímos estos artículos en el texto actualizado que publica el MINEDU en gob.pe (sus metadatos lo datan en noviembre de 2025 y lista las modificatorias, entre ellas la Ley 31520). Los artículos 62.4 y 73 y el primer párrafo del 44 no llevan nota de modificación. Ninguno de los tres usa la palabra «digital» ni «electrónica». Para la ley, la firma del secretario general es la firma del fedatario, sea la que sea.

La Ley 27269 (artículo 1) da a la firma electrónica «la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga». Con eso, una firma electrónica puede sostener un acto donde la norma pide «firma». Que cada oficina la acepte lo dice la norma del trámite, y eso es lo que sigue.

El reglamento de SUNEDU: el diploma llega escaneado

El Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos lo aprobó la Resolución del Consejo Directivo 009-2015-SUNEDU/CD (diciembre de 2015). Lo modificaron la RCD 010-2017-SUNEDU/CD (22 de marzo de 2017) y, en 2026, la RCD 0003-2026-SUNEDU-CD (15 de enero de 2026, El Peruano del 16). El PDF de 2015 es un escaneo y lo leímos con reconocimiento óptico de caracteres.

Quién firma el diploma. El artículo 9, que la modificación de 2026 deja en lo demás igual, dice que compete al rector «refrendar los diplomas» y que el secretario general, «en su condición de fedatario», suscribe el diploma «en su parte posterior certificando la autenticidad del documento». El Anexo 3, en la versión de la Resolución Directoral 0032-2023-SUNEDU-02-15, pide consignar los «cargos de las autoridades que suscriben el diploma» y trata los «elementos de seguridad» como opcionales: «Contar con los elementos de seguridad que lo distinga (opcional)». Una resolución directoral de enero de 2026 (00001-2026-SUNEDU-DS-DIRGRATU) volvió a tocar ese anexo, solo para quitar del reverso la modalidad de estudios.

Qué entrega la universidad. El artículo 12.1, en su redacción de 2026, pide una solicitud «suscrita por el Secretario General o el que haga sus veces» con dos anexos: el padrón «en formato de hoja de cálculo» y el

Diploma escaneado en anverso y reverso en formato PDF, que debe permitir verificar de forma nítida la información declarada.

Antes de 2026 el reglamento pedía además un DVD rotulado y el padrón impreso. La exposición de motivos explica que se quitan para «suprimir el uso del DVD» y promover «los mecanismos digitales». Cambió el medio, no lo que se entrega: la imagen de un diploma.

Los plazos de 2026. La universidad tiene treinta días hábiles desde la expedición del diploma para pedir la inscripción (artículo 11; antes eran cuarenta y cinco) y SUNEDU califica en diez días hábiles (artículo 12.2; antes siete). Los artículos 9 y 11 entraban en vigencia «dentro de un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles» desde la publicación; con cualquier cómputo, ya venció.

La verificación de la firma del secretario general. Es lo más cercano a una firma que encontramos en el reglamento. SUNEDU emite una constancia, que la ficha de gob.pe llama «Constancia de Verificación de Datos de Autoridades» (antes «de Verificación de Firmas»), cuesta S/ 13,10 y sirve para «dar validez a los grados, títulos o documentos académicos firmados o autenticados por el Secretario General». Lo que se verifica son los datos del secretario general contra el Registro de Datos de Autoridades: según los artículos 24 y 25 (texto de 2017, que la reforma de 2026 no tocó), los datos de quien firmó «deben encontrarse previamente inscritos». En lo que leímos, no se comprueba ninguna firma criptográfica; se comprueba que esa persona figuraba en el registro como secretario general.

El diploma digital: qué hay y qué no hay

Esto es lo que sí existe, en orden de fecha.

• 7 de julio de 2016. Una nota de prensa de SUNEDU saluda que la PUCP «emitirá, por primera vez, diplomas oficiales de grados y títulos en formato digital» y afirma que serán «recibidos y tratados con las mismas consideraciones que un diploma universitario tradicional». Es una nota, no una norma.
• 6 de octubre de 2017. SUNEDU y RENIEC anuncian una prueba piloto para registrar grados por internet con el DNI electrónico, de modo que los funcionarios usen el certificado de firma del DNIe. Buscamos qué pasó después y no encontramos una norma que la convirtiera en procedimiento. El reglamento de 2026 sigue pidiendo el escaneo.
• 2 de octubre de 2026. SUNEDU publicó el informe final de su consulta pública temprana para un «Nuevo Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos». Recoge una propuesta de participantes: «mecanismos de verificación digital de diplomas y constancias, mediante firmas digitales, códigos QR u otros códigos únicos de verificación», con la condición de que se aseguren autenticidad, integridad, interoperabilidad y validez jurídica. Tres comentarios describieron experiencias con diplomas digitales (Universidad Autónoma del Perú, Universidad Nacional José María Arguedas y Universidad Privada Norbert Wiener). El propio informe aclara que esas propuestas no acreditan «su viabilidad ni supone su adopción».

Con eso, el cuadro para una universidad es este. Si emites un diploma firmado digitalmente, ninguna norma que leímos lo prohíbe, y ninguna dice cómo se inscribe. Lo que hay que entregar al Registro es un PDF de la imagen del diploma. Un PDF firmado que se imprime y se escanea ya no lleva la firma (es lectura técnica nuestra, no regla de SUNEDU): lo que llega a SUNEDU es la imagen. Si tu universidad quiere probar el camino digital, pregunta antes a la Unidad de Registro de Grados y Títulos. Y en octubre de 2026 el reglamento nuevo está, según el propio informe, en la etapa de diagnóstico; no encontramos un proyecto de texto.

El MINEDU: el director firma el certificado, el SIAGIE lo emite

En educación básica la norma de base es la Resolución Ministerial 432-2020-MINEDU (28 de octubre de 2020), que regula la trayectoria educativa a través del SIAGIE. Dice que el SIAGIE permite emitir «documentos de carácter oficial», entre ellos «el Certificado Oficial de Estudios (Anexo II), la Nómina de matrícula, el Acta de Evaluación» (5.7.1). Su Anexo II lista los mecanismos de seguridad del certificado: «Fecha de emisión», «Hora de emisión», «Firma del directivo», «Código QR» y «Código virtual de verificación».

El literal f) del subnumeral 6.1.1 lo reescribió la RM 049-2022-MINEDU (27 de enero de 2022) y, después, la RM 452-2025-MINEDU (15 de octubre de 2025). Es la vigente que encontramos y dice:

Emitir a través del SIAGIE los documentos de carácter oficial que reflejan la trayectoria educativa de los estudiantes, que por mandato normativo les corresponda. El directivo debe firmar estos documentos y entregarlos en un plazo máximo de tres (3) días hábiles desde la recepción de la solicitud.

Cuando el SIAGIE no tiene los datos de matrícula y evaluación, el plazo sube a treinta días hábiles, y a cuarenta si el módulo «Mi Certificado» reporta incidencias tecnológicas. «Firmar» no viene acompañado de «digital», «electrónica» ni «manuscrita».

Quien recibe el certificado lo verifica en la plataforma «Mi Certificado» con el código virtual (seis números y dos letras, según una nota del MINEDU de noviembre de 2023) o con el código QR. La misma nota dice que solo los trámites de estudios en el extranjero necesitan el visado de la UGEL.

La excepción de 2021 y su cláusula transitoria

El Decreto Supremo 001-2021-MINEDU (El Peruano, 15 de enero de 2021) autorizó, «de manera excepcional y en tanto dure la Emergencia Sanitaria», a emitir el certificado «prescindiendo de la firma del directivo», porque el documento ya lleva el código QR y el código virtual. Y su disposición complementaria transitoria única añade:

Las disposiciones excepcionales descritas en el artículo 2 del presente Decreto Supremo deberán dejar de ser aplicadas progresivamente, a razón de la implementación de la firma digital del directivo de las Instituciones Educativas de Educación Básica públicas y privadas.

Es la única mención de la firma digital del directivo que encontramos en toda la norma del MINEDU. Es una intención de 2021 y no hay detrás una norma que diga cómo, con qué certificado o desde cuándo. Tampoco encontramos que el SIAGIE firme con certificado digital.

Las fuentes oficiales no coinciden. La ficha de gob.pe del certificado desde 1986 (último cambio: 11 de setiembre de 2024) dice que puedes obtenerlo «de manera virtual, sin necesidad de la firma o sello de los directivos», y en la modalidad presencial habla del certificado «firmado y sellado por el directivo». La RM 452-2025, posterior, repite que «el directivo debe firmar». No encontramos en fuente oficial cuándo terminó la emergencia sanitaria a efectos de este decreto. Si decides cómo entregar el certificado, consulta a tu UGEL qué aplica hoy.

Actas e informes de progreso: el docente aparece en el formato

La Resolución Viceministerial 094-2020-MINEDU (26 de abril de 2020), norma de evaluación, define el acta oficial como «el documento oficial que el director de la IE emite desde el SIAGIE, a partir de la información que los responsables de cada IE ingresan». El docente registra las notas con su usuario y contraseña del SIAGIE (RM 432-2020, 6.1.2), y el acta sale del sistema. En esa norma no encontramos una firma del docente en el acta.

Donde el docente sí aparece es en el informe de progreso que se entrega a las familias. Los formatos de los anexos 1 a 6 traen una línea de «Firma del Docente» y otra de «Firma y sello del director(a)». La propia norma dice que las instituciones pueden generar el informe a partir de esos formatos «o diseñados por la IE». No dice con qué firma. Leímos el texto de 2020; no buscamos sus modificatorias.

Una corrección y una cita que faltaba

En el mapa de profesionales colegiados citamos la RM 049-2022-MINEDU como la norma que repite «el directivo debe firmar estos documentos». Esa redacción pasó a la RM 452-2025-MINEDU, que reescribió el mismo literal. La conclusión del mapa se mantiene (el tipo de firma no está precisado), pero la cita vigente es la de 2025. Y faltó la disposición transitoria del D.S. 001-2021-MINEDU, la única que nombra la firma digital del directivo.

Dónde sí te sirve el certificado digital

Que ninguna norma lo exija no lo vuelve inútil. Estos son los usos que sí encontramos.

• Contratos y documentos laborales. El Decreto Legislativo 1310 (30 de diciembre de 2016), artículo 3, autoriza al empleador a sustituir su firma ológrafa por su firma digital o electrónica en todo tipo de documentos laborales. El detalle está en boletas y contratos firmados electrónicamente.
• Trámites con entidades públicas. El artículo 47 del reglamento de gobierno digital (D.S. 029-2021-PCM, reescrito por el D.S. 075-2023-PCM del 20 de junio de 2023) regula la recepción de documentos por canal digital. Las alternativas las elige la entidad, no tú: qué está obligada a hacer una entidad con tu PDF firmado.
• Documentos tuyos. Un informe, una carta de recomendación, un convenio o una constancia de capacitación que emites a tu nombre. Aquí manda la Ley 27269. Antes de confiar en que el destinatario lo acepte, lee quién todavía no acepta tu firma digital.
• Documentos de la universidad. Si el rector o el secretario general firman en nombre de la institución, el tipo de certificado importa: el certificado de la entidad con el nombre de una persona explica quién responde. Y si piensas en firmar un lote grande, mira primero firma por lote.

Un dato de los propios PDF: las resoluciones de SUNEDU y del MINEDU que descargamos llevan firmas digitales de sus funcionarios («Firmado Digitalmente por»). Las entidades firman así sus normas; eso no obliga a la universidad ni al colegio.

Qué recomendamos

Esto es opinión, no norma. Si eres docente de aula y tu institución no te ha pedido nada, no compres un certificado por el SIAGIE ni por los diplomas: ninguna de las dos cosas lo usa. Si firmas contratos, informes o convenios a tu nombre, el certificado de profesional tiene sentido; ahí el trámite es el de persona natural.

Si eres secretario general o director y alguien te ofrece «diploma digital», pregunta tres cosas antes de pagar: qué certificado se usa y a nombre de quién; cómo se inscribe ese diploma en SUNEDU, sabiendo que el reglamento recibe un escaneo; y, en un colegio, qué dice la UGEL sobre un certificado sin firma manuscrita. Pide las respuestas por escrito.

Vendemos certificados, y aun así lo decimos: para el trámite de diplomas y certificados de estudios, hoy el certificado no es el requisito.

Lo que no afirmamos

• Que no exista un procedimiento interno de SUNEDU o una directiva que admita diplomas con firma digital. Buscamos en gob.pe y en el reglamento vigente con sus modificatorias y no encontramos ninguno, pero no vimos el texto consolidado ni la mesa de partes virtual.
• El contenido del Anexo 3 tras la resolución de enero de 2026: el anexo no venía en el PDF de la resolución. Citamos la versión de 2023.
• Que la RM 452-2025-MINEDU no haya sido modificada después. No encontramos otra, pero el Sistema de Información Jurídica de Educación no tiene un consolidado.
• Si el D.S. 001-2021-MINEDU sigue aplicándose: no verificamos en fuente oficial la fecha de fin de la emergencia sanitaria.
• Que el SIAGIE no use alguna firma electrónica interna. Lo que dice la norma es «el directivo debe firmar».
• Las modificatorias de la RVM 094-2020-MINEDU.
• Cómo se apostilla un diploma firmado digitalmente.

Para un caso concreto, escribe a la Unidad de Registro de Grados y Títulos de SUNEDU o a tu UGEL y guarda la respuesta.

Última revisión: 13 de octubre de 2026.

Fuentes

Todas consultadas el 13 de octubre de 2026. Las de gob.pe se bajaron con curl; los escaneos se leyeron con reconocimiento óptico.

• Ley 30220, Ley Universitaria, texto actualizado (publicada el 9 de julio de 2014), artículos 15.9, 44, 62.4 y 73.
• Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos, RCD 009-2015-SUNEDU/CD (18 de diciembre de 2015), escaneo.
• RCD 010-2017-SUNEDU/CD (El Peruano, 22 de marzo de 2017), artículos 12, 24 y 25.
• RCD 0003-2026-SUNEDU-CD (15 de enero de 2026, El Peruano del 16) y su exposición de motivos.
• Resolución Directoral 0032-2023-SUNEDU-02-15 (1 de marzo de 2023), Anexos 3 y 4.
• Resolución Directoral 00001-2026-SUNEDU-DS-DIRGRATU (9 de enero de 2026).
• Informe final de consulta pública temprana, nuevo Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos (2 de octubre de 2026).
• SUNEDU, notas de prensa: PUCP y diplomas digitales (7 de julio de 2016), registro con DNI electrónico (6 de octubre de 2017) y nueva normativa del Registro (16 de enero de 2026).
• SUNEDU, ficha: Constancia de Verificación de Datos de Autoridades (último cambio 20 de febrero de 2025).
• RM 432-2020-MINEDU (28 de octubre de 2020), escaneo.
• RM 049-2022-MINEDU (27 de enero de 2022), escaneo.
• RM 452-2025-MINEDU (15 de octubre de 2025), escaneo.
• D.S. 001-2021-MINEDU (El Peruano, 15 de enero de 2021).
• RVM 094-2020-MINEDU (26 de abril de 2020), anexos 1 a 6.
• MINEDU, fichas: Certificado de estudios (último cambio 16 de febrero de 2021) y primera emisión o duplicado desde 1986 (último cambio 11 de setiembre de 2024). Nota de prensa: certificados sin visación de UGEL (21 de noviembre de 2023).
• Ley 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, artículo 1.
• Decreto Legislativo 1310 (30 de diciembre de 2016), artículo 3.1.
• D.S. 075-2023-PCM (El Peruano, 20 de junio de 2023), artículo 47 del reglamento de gobierno digital; copia de LP Derecho del PDF oficial, usada como respaldo.