Digitalizaste el archivo con valor legal y aun así no puedes tirar el papel: lo que la Ley 28186 le añadió al Decreto Legislativo 681
La consulta llega siempre con la misma forma. Una empresa tiene doce años de contratos, comprobantes y expedientes en cajas, alquila metros cuadrados para guardarlos y quiere dejar de hacerlo. Alguien le ha explicado que en el Perú existe la digitalización con valor legal, y la pregunta es si escanear permite tirar el papel.
Permite tirar parte del papel, no todo, y el proceso que lo permite no es escanear. Hay dos normas encima: una de 1991 que da el valor legal y otra de 2004 que le pone un límite tributario del que casi nadie se entera hasta que llega la fiscalización.
Lo que da valor legal: el Decreto Legislativo 681
El Decreto Legislativo 681, publicado el 14 de octubre de 1991, regula el archivo de documentos mediante microformas. Su artículo 8 es el que importa:
Los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales.
El mismo artículo añade dos cosas que se suelen pasar por alto. La primera: cuando otra norma exija conservar documentos durante un plazo, esa obligación «puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas». La segunda: la fecha del acta de cierre de la grabación, extendida por quien da fe de ella, «se reputa como fecha cierta». Eso último conecta con el problema que explicamos en sellado de tiempo y fecha cierta, y por una vía distinta: aquí la fecha cierta la da una persona, no un sello criptográfico.
El decreto es de 1991 y lleva encima al menos tres modificaciones: la Ley 26612 de 21 de mayo de 1996, la Ley 27323 de 23 de julio de 2000 y el Decreto Legislativo 827 de 5 de junio de 1996, que extendió sus alcances a las entidades públicas. Su reglamento es el D.S. 009-92-JUS.
Por qué escanear no es micrograbar
La diferencia está en quién da fe. El artículo 3 del decreto reserva la función de dar fe a dos figuras: los notarios públicos y los fedatarios juramentados, públicos o particulares.
Y ser fedatario juramentado no es un curso de fin de semana. El artículo 4 exige dos cosas: reunir las condiciones exigibles para postular a plaza de notario público y haber obtenido el diploma de idoneidad técnica. Además, el texto modificado impone capacitación continua después de obtener el certificado y ratificación cada cinco años, previa evaluación académica, por el Colegio de Abogados o de Notarios que lo emitió.
Lo que ese fedatario certifica, según el artículo 5, es que las microformas reproducen los documentos originales «con absoluta fidelidad» y que el soporte tiene condiciones de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a las del papel.
De ahí sale la primera consecuencia presupuestaria: un proyecto de digitalización con valor legal es un proyecto con un notario o un fedatario dentro y con un procedimiento auditable, no una compra de escáneres. Es también la razón de que exista un mercado entero de empresas especializadas en esto.
El reglamento de firmas digitales hace esa misma distinción. El artículo 35 del D.S. 052-2008-PCM, con el texto que le dio el D.S. 029-2021-PCM, clasifica a los Prestadores de Servicios de Valor Añadido que operan con firma digital del usuario final en tres modalidades, y las dos primeras se separan justo por esto: sistema de intermediación digital «cuyo procedimiento concluye con una microforma o microarchivo» y sistema de intermediación digital cuyo procedimiento no concluye así.
El límite tributario, que es el que rompe los proyectos
Aquí está la norma que casi nadie menciona en las presentaciones comerciales. El artículo 1 de la Ley 28186, publicada el 5 de marzo de 2004, dice que no podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, ni toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.
Es decir: el valor legal sustitutorio del artículo 8 existe, pero para el papel con contenido tributario queda suspendido hasta que prescriba el tributo.
SUNAT lo confirmó por escrito. El Informe 023-2019-SUNAT/7T0000, de 28 de febrero de 2019, responde exactamente a esta pregunta y concluye:
No existirá la obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta se encuentre relacionada con tributos respecto de los cuales hubiere transcurrido el plazo de prescripción o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor.
Leído al revés, que es como hay que leerlo antes de contratar la trituradora: mientras no haya pasado el mayor de esos dos plazos, el original se queda.
Los plazos salen del Código Tributario. El numeral 7 del artículo 87 del TUO aprobado por el D.S. 133-2013-EF fija cinco años o el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor, y computa esos cinco años «a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración». El artículo 43 fija la prescripción en cuatro años, seis para quien no presentó la declaración y diez cuando el agente de retención o percepción no pagó lo retenido.
Hay un cuarto supuesto que alarga todo y que el propio informe recuerda en nota al pie, citando el Informe 162-2006-SUNAT/2B0000: la Administración puede exigir la exhibición de documentos de períodos ya prescritos cuando contengan información relacionada con hechos que determinen tributación en períodos no prescritos y que estén siendo fiscalizados. Un contrato de arrendamiento firmado en 2015 que sigue produciendo gasto deducible en 2026 no es un documento de 2015 a estos efectos.
Lo que las microformas sí resuelven frente a SUNAT
Conviene no quedarse solo con la prohibición, porque el mismo decreto da una ventaja operativa concreta. Su artículo 13 dispone que los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión contable o tributaria, y que pueden exhibirse ante inspectores, revisores, auditores y autoridades «directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel», salvo que haya que presentarlos en un expediente.
O sea: durante los años en que el original tiene que seguir guardado, el proceso de fiscalización puede llevarse en pantalla. Lo que no se puede es dejar de tener la caja.
Dos límites más, uno de ellos definitivo
Los títulos valores. El artículo 11 es tajante: las copias autenticadas «no sustituyen a los títulos valores originales para el efecto de despachar ejecución o de exigir la prestación incorporada en el título». Si pierdes la letra de cambio, la microforma no te permite ejecutarla; solo sirve para que el juez establezca el contenido del duplicado que se expida tras los trámites legales. Una empresa que cobra con letras o pagarés tiene ahí una caja fuerte que no puede vaciar.
Lo que la copia autenticada no certifica. El artículo 9 dice cómo se usa una microforma en juicio o fuera de él: el notario o fedatario expide copia fiel en papel y la autentica con su signo y firma, previa comprobación de que el soporte es auténtico y no ha sido alterado. Esas copias tienen el mismo valor legal que los originales que reproducen, sin modificar su calidad de instrumentos públicos o privados. Pero el propio artículo cierra con una frase que evita malentendidos caros: «La autenticación de la copia no implica legalización o comprobación de las firmas ni certificación de contenido».
Una microforma de un contrato prueba que ese papel existía y qué decía. No prueba que la firma manuscrita que lleva sea auténtica. Quien discuta la firma la va a discutir igual, con las reglas que explicamos en quién tiene que probar qué cuando el otro lo niega.
El trámite que nadie hace antes de destruir
El artículo 16 regula la eliminación de los originales una vez incorporadas sus microformas al microarchivo, y tiene tres reglas que rara vez aparecen en los procedimientos internos de las empresas:
- Se prohíbe la incineración. El texto lo dice en cuatro palabras, sin excepciones.
- Hay que separar antes lo que tenga valor histórico o cultural. La obligación es de quien destruye, no del archivo.
- Hay que avisar por escrito. Antes de eliminar un lote, se avisa al director del archivo regional o local adjuntando un catálogo de los documentos. El director tiene tres meses para señalar cuáles deben entregarse al archivo. Vencido el plazo, el propietario puede disponer de los documentos, salvo de los señalados como históricos. Si considera que son confidenciales y que su publicidad lo perjudica, puede oponerse.
Tres meses de espera y un catálogo por escrito cambian el cronograma de cualquier plan de vaciado de almacén. Vale la pena meterlos en el plan desde el principio, porque es el paso que se descubre cuando ya se alquiló el contenedor.
Cómo queda el calendario real
Poniendo las piezas juntas, el orden que funciona es este:
- Clasifica por contenido, no por año. Lo tributario va por un carril y el resto por otro. El resto —correspondencia, documentación técnica, expedientes internos sin efecto fiscal— puede destruirse en cuanto exista la microforma y se cumpla el artículo 16.
- Para lo tributario, calcula el mayor de los dos plazos. Cinco años desde el 1 de enero siguiente al vencimiento de la declaración, o la prescripción del tributo, que puede ser de cuatro, seis o diez años.
- Aparta los títulos valores. No entran en el plan, ni ahora ni después.
- Haz el aviso al archivo regional antes de contratar la destrucción, con el catálogo, y cuenta tres meses.
- Guarda las actas de cierre. Son las que dan la fecha cierta del artículo 8 y las que va a pedir el notario el día que haya que expedir una copia fiel para un juicio.
Una opinión, porque la pregunta la pide: para un archivo mayoritariamente tributario y con menos de diez años de antigüedad, las microformas no ahorran metros cuadrados a corto plazo, porque el papel se queda igual. Lo que sí ahorran es el tiempo de fiscalización, gracias al artículo 13, y preparan el terreno para destruir en bloque cuando toque. Si el objetivo es vaciar el almacén el año que viene, el candidato bueno es el archivo antiguo, no el reciente.
Para los documentos que nacen firmados digitalmente el problema es el inverso y está en conservar un documento firmado: ahí no hay papel que destruir, pero hay que conseguir que la firma se siga verificando dentro de diez años. En mifirmadigital.pe trabajamos ese lado, el de los documentos que ya nacen electrónicos con certificado emitido dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica. La digitalización del papel viejo es un proceso distinto, con un fedatario dentro, y conviene no comprarlos como si fueran lo mismo.