Notario y firma digital: qué admite el D.Leg. 1049 y qué sigue pidiendo papel y presencia
Marta vive en Arequipa y Luis en Lima. Quieren constituir una SAC y los dos tienen certificado digital. Marta pregunta lo que pregunta casi todo el mundo: si firman el estatuto con sus certificados y se lo mandan al notario, ¿hace falta que alguno viaje?
La respuesta corta: el certificado sirve para lo que ocurre antes y después de la notaría, y el acto central, la escritura pública, sigue necesitando a los otorgantes firmando en papel ante un notario. Hay, eso sí, una parte del trámite que es digital desde hace años. Conviene saber cuál para no pagar por lo que no existe ni dejar de usar lo que sí.
Este artículo cierra la serie sobre validez legal de la firma digital. Leímos el D.Leg. 1049, Decreto Legislativo del Notariado, con la redacción que le dieron sus modificatorias.
Qué digitaliza la ley: la firma del notario, no la tuya
El artículo 24 (26 de junio de 2008, sin modificaciones anotadas) dice en su segundo párrafo:
Asimismo, producen fe aquellos que autoriza el notario utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales de acuerdo a la ley de la materia.
Quien usa el certificado ahí es el notario. El artículo 149-A, que incorporó el D.Leg. 1232, lo confirma por el lado sancionador: es infracción muy grave «el uso indebido de la firma digital» y no custodiar el dispositivo de creación de firma digital.
Con las copias pasa igual. El artículo 82 admite traslados (testimonio, boleta y parte) en formato digital, y que un notario envíe uno a otro por medio seguro. El 86, con la redacción del D.Leg. 1232 (26 de setiembre de 2015), pide que lo remitido en formato digital cumpla «las condiciones y requisitos de la Ley de la materia», la Ley 27269 de firmas y certificados digitales.
El artículo 24 no dice que el compareciente firme digitalmente. Habla de lo que «autoriza el notario». Qué firma pone el otorgante lo dicen otros artículos.
Qué sigue en papel: la escritura y quien la firma
El protocolo. El artículo 38 describe cómo se llevan los registros donde el notario extiende las escrituras: en veinticinco pliegos de papel, o «en cincuenta hojas de papel emitido por el colegio de notarios». La Ley 31338 (11 de agosto de 2021) retocó el segundo supuesto para que se imprima con «tecnología informática u otros de naturaleza similar» o se escriba a mano. Cambió la forma de llenar la hoja, no la hoja.
La conclusión de la escritura. El artículo 59, con el texto del D.Leg. 1232, termina en su literal j) con «la impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes así como la suscripción del notario». El texto no precisa el soporte de la suscripción. La impresión dactilar de todos los otorgantes, en cambio, no se hace desde casa.
La identidad. Según el artículo 55 (D.Leg. 1232), si el distrito del oficio tiene internet el notario «exigirá el documento nacional de identidad y deberá verificar la identidad de los otorgantes o intervinientes utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares» en RENIEC. El literal d) deja una salida: por «razón justificada» puede dar fe sin esos procedimientos, y responde si hay suplantación.
A eso súmale el artículo 4: la función notarial es provincial. La ley no regula que alguien, desde otra provincia, otorgue ante un notario por videollamada.
Qué no encontramos: ningún artículo que diga con esas palabras «el otorgante debe comparecer físicamente». Hay requisitos (hoja de papel, huella, verificación biométrica, fe sobre lo que el notario presencia) que suponen presencia. Esa conclusión es lectura nuestra del conjunto.
El reglamento de la Ley 27269 va en la misma dirección. Su artículo 3, que el D.S. 029-2021-PCM no modificó, dice que sus disposiciones «no excluyen el cumplimiento de las formalidades específicas requeridas para los actos jurídicos y el otorgamiento de fe pública». La firma digital cumple el requisito de firma. No cumple por sí sola el de la forma notarial.
El parte a SUNARP: aquí sí es digital, y obligatorio
El parte es la copia del instrumento que el notario manda al registro. El D.Leg. 1232 incorporó una Décimo Tercera Disposición Complementaria, Transitoria y Final: desde el 1 de febrero de 2016, los partes con actos inscribibles en el Registro de Mandatos y Poderes de Lima se expiden «en formato digital utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales». Para otros registros remitió a una resolución del Superintendente.
Esa resolución llegó en 2023. La Resolución 169-2023-SUNARP/SN (19 de octubre de 2023) dispone que desde el 2 de noviembre de 2023 los partes y solicitudes notariales con actos para los registros jurídicos de SUNARP «se expidan obligatoriamente con firma digital y se presenten exclusivamente a través del Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-SUNARP)». Las oficinas registrales no admiten, bajo responsabilidad, partes en papel. Tiene límites en su propio texto: no alcanza a cónsules ni a instrumentos otorgados en el extranjero, para los extraprotocolares con mérito de inscripción el SID es «facultativo», y si el sistema falla más de dos horas se recibe papel hasta que se arregle.
La firma digital del parte es la del notario. Tú no firmas nada en el SID con tu certificado ni vas al registro. La ficha de constituir empresa por el SID-SUNARP, con último cambio del 8 de marzo de 2021, lo cuenta así: llenas en línea los datos y el formato de estatuto, el sistema te da un número que debes «imprimir y llevar a la notaría» elegida, y ahí continúas «con el trámite de firma de escritura pública». Luego el notario envía el parte. SUNARP lista en su página del SID la constitución de MYPE, el otorgamiento de poderes, la compraventa de vehículos, la transferencia de predios y las sucesiones intestadas.
Legalizar una firma: la ley pide ver al firmante
El artículo 106 (D.Leg. 1232) dice que el notario certifica firmas en documentos privados «cuando hayan sido suscritos en su presencia o cuando le conste de modo indubitable la autenticidad de la firma», verificando la identidad. Carece de validez la certificación hecha «por vía indirecta o por simple comparación con el documento nacional de identidad».
Para quien está en otra ciudad, la primera vía no existe. La segunda se pensó para firmas que el notario conoce, no para archivos.
El decreto no regula certificar firmas digitales. Tiene una figura cercana en el artículo 94: las actas extraprotocolares incluyen la «verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general» (j) y la «constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de certificación digital» (h). Un notario puede dar fe de que un documento electrónico existe y de qué contiene. Eso no es certificar la firma, y no encontramos norma que diga que lo sea.
Si el documento ya lleva firma digital dentro de la IOFE, el artículo 6 del reglamento le da el valor de la manuscrita, «siempre y cuando» la genere un prestador acreditado y no medie vicio de la voluntad. Un banco o una oficina que pida «firma legalizada» puede seguir pidiéndola. Pregúntaselo a quien recibe el documento antes de pagar.
Acto por acto: ¿se puede hacer sin ir a la notaría?
| Acto | ¿Sin ir a la notaría? | Norma |
|---|---|---|
| Constituir una SAC | No para la escritura. Estatuto y datos en línea, parte digital a SUNARP | Ley 26887, art. 5; D.Leg. 1049, arts. 38, 55 y 59 j); Res. 169-2023 |
| Vender un inmueble para inscribirlo | No para el otorgamiento. El contrato privado previo sí puede firmarse digitalmente | Código Civil, arts. 2010 y 1412; D.Leg. 1049, art. 4 |
| Poder para disponer o gravar bienes | No: escritura pública bajo sanción de nulidad | Código Civil, art. 156; D.Leg. 1049, arts. 117 y 118 |
| Poder para gestiones ordinarias | Depende de quien lo reciba. El decreto prevé el poder por carta con firma legalizada | D.Leg. 1049, arts. 117 y 120 |
| Legalizar una firma | No si es manuscrita. Con firma digital la ley no lo regula y varía por notaría | D.Leg. 1049, art. 106 |
| Parte notarial a SUNARP | Sí: lo envía el notario por el SID con su firma digital, y es obligatorio | D.Leg. 1049, Décimo Tercera DCTF; Res. 169-2023 |
| Testamento por escritura pública | No: testador, notario y dos testigos «reunidos en un sólo acto» | Código Civil, art. 696.1 (Ley 31338) |
| Contrato entre privados, acta de socios, minuta | Sí, con certificado | Código Civil, art. 141-A; D.S. 052-2008-PCM, art. 6 |
El artículo 2010 del Código Civil pide que la inscripción conste en «instrumento público, salvo disposición contraria». El 156 exige para disponer de los bienes del representado que el encargo conste «por escritura pública, bajo sanción de nulidad». El 141-A abre la puerta de la última fila: cuando la ley exija formalidad expresa o firma, esta «podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo». Para instrumentos públicos añade que la autoridad deje constancia del medio y conserve una versión íntegra (cómo conservar un documento firmado).
Tres de estos casos tienen más detalle en otros artículos: los actos que exigen escritura pública, el paso notarial para inscribir un acta (junta no presencial) y el notario en el protesto (pagaré y letra de cambio).
Lo que sí hace tu certificado en este trámite
El artículo 57 a) pide que la voluntad de los otorgantes conste en «minuta autorizada por letrado», que se inserta en la escritura. La minuta es un documento privado y el 141-A no impide firmarla digitalmente. Que tu notario la acepte así se le pregunta por teléfono. Para constituir micro y pequeñas empresas y para el poder, el artículo 58 ni siquiera exige minuta.
También sirven los documentos que rodean a la escritura: el acuerdo de socios, el contrato previo a la compraventa, las actas posteriores, lo que pide el banco. Nada de eso necesita escritura.
Y hay un viaje que se puede ahorrar. Si Marta y Luis cierran el estatuto con sus certificados, la visita se limita a la firma: un viaje, no dos. Otra vía es que uno otorgue un poder ante el notario de su ciudad y el otro firme la constitución en nombre de los dos, pero depende de que el notario de la escritura acepte ese poder y de que las facultades sean expresas. No comprobamos cuántas notarías lo hacen.
Los certificados digitales de mifirmadigital.pe sirven para esos usos privados. No sustituyen la firma en el protocolo.
Nuestra opinión: no pagues por «escritura 100 % digital»
Si alguien te ofrece una escritura pública sin pisar una notaría, pídele el nombre del notario y la norma. En el texto vigente que leímos, la matriz es una hoja de papel del colegio de notarios (art. 38), con huella y suscripción de cada otorgante (art. 59 j). Las piezas digitales, la firma del notario (art. 24), los traslados (arts. 82 y 86) y el parte a SUNARP, son reales y están del lado del notario. No forman un protocolo electrónico.
Lo digital ahorra tiempo antes y después del acto, no en el acto. Para un trámite de tu empresa, lo razonable es llegar a la notaría con todo firmado y revisado, usar el SID para el estatuto cuando el acto lo admita y reservar la visita para la escritura.
Un proyecto de ley puede cambiar esto. El 12 de diciembre de 2024 el Pleno del Congreso aprobó en primera votación un dictamen que modificaba, entre otros, los artículos 24 y 55 del D.Leg. 1049, y quedaba pendiente la segunda votación. Al 4 de octubre de 2026 no encontramos en El Peruano ninguna ley que lo haya publicado: las únicas modificatorias del decreto que aparecen allí son la Ley 29933, el D.Leg. 1232 y la Ley 31338. Si sale, este artículo se actualiza.
Lo que este artículo no afirma
- Que el D.Leg. 1049 prohíba expresamente la comparecencia remota. No hay artículo que lo diga; la conclusión es lectura de requisitos que suponen presencia.
- Qué hace cada notaría en la práctica, ni cuántas aceptan una minuta o un poder firmados digitalmente, ni qué certificados admiten.
- Nada basado en el TUO del Reglamento del notariado (D.S. 010-2010-JUS). Su vigencia está discutida: portales jurídicos señalan que la Corte Suprema declaró nulo el reglamento original (Acción Popular 2450-2010) y no pudimos leer la sentencia en fuente oficial.
- Que el D.S. 070-2011-PCM, artículo 5 (parte electrónico firmado digitalmente con «valor suficiente» para la calificación registral), siga sin cambios. Es solo antecedente.
- Que SUNARP no haya modificado la Resolución 169-2023 después de la 025-2024-SUNARP/SN (22 de febrero de 2024), que ajustó reglamentos registrales al contenido del título del SID. Tampoco que la ficha del SID, sin fecha, esté al día.
- Que no exista una ley de 2025 o 2026 que cambie los artículos citados. Leímos el D.Leg. 1049 en una copia del SPIJ alojada por el Archivo General de la Nación (diciembre de 2024), comprobamos en El Peruano el D.Leg. 1232 y la Ley 31338, y buscamos allí modificatorias posteriores sin encontrar ninguna; no consultamos el estado del expediente en el Congreso.
- Ninguna sentencia ni criterio de colegio de notarios sobre certificar firmas digitales.
Para una operación de monto alto, consulta a un notario o a un abogado antes de repartir el trámite.
Fuentes
- D.Leg. 1049, Decreto Legislativo del Notariado (26 de junio de 2008), arts. 4, 24, 38, 55, 57, 58, 59, 82, 86, 94, 106, 117 a 120 y 149-A. Texto SPIJ con notas de modificación, copia del AGN, diciembre de 2024.
- D.Leg. 1232 (El Peruano, 26 de setiembre de 2015): redacción de los arts. 4, 55, 59, 86 y 106, art. 149-A y Décimo Tercera Disposición.
- Ley 31338 (11 de agosto de 2021): art. 696 del Código Civil y art. 38 b) del D.Leg. 1049.
- Resolución 169-2023-SUNARP/SN (19 de octubre de 2023) y Resolución 025-2024-SUNARP/SN (22 de febrero de 2024).
- D.S. 070-2011-PCM (26 de julio de 2011), art. 5.
- Constituir tu empresa por el SID-SUNARP (gob.pe, 8 de marzo de 2021) y página del SID.
- D.S. 052-2008-PCM (19 de julio de 2008), art. 3, y D.S. 029-2021-PCM (19 de febrero de 2021), art. 6 del reglamento.
- Código Civil, arts. 141-A (Ley 27291, 24 de junio de 2000), 156, 1412 y 2010, 14.ª edición oficial.
- Ley 26887, Ley General de Sociedades (9 de diciembre de 1997), art. 5.
- Congreso: Pleno aprueba dictamen que fortalece el servicio notarial (nota de prensa, 12 de diciembre de 2024).