Las notificaciones electrónicas que recibe tu empresa: qué casillas tiene, cuándo te dan por notificado y qué prueba la firma del acto

El lunes 9 de noviembre, a media tarde, SUNAT deposita una resolución en el buzón electrónico de Distribuidora Andina S.A.C. La gerente, que es la única que conoce la Clave SOL, está de viaje hasta el lunes 16. Nadie abre el buzón. El caso es inventado, pero la situación es corriente, y plantea tres preguntas que la ley responde cada una por su lado: desde qué día cuenta el plazo, si importa que nadie haya leído el documento y qué papel juega la firma digital que lleva el acto.

Este artículo ordena lo que recibe una empresa, no lo que hace la entidad. Leímos las normas el 4 de noviembre de 2026. Los trámites de cada entidad para presentar escritos, la mesa de partes y el expediente electrónico son otra conversación. Aquí solo hablamos de lo que llega a tu casilla y de lo que tienes que poder demostrar después.

Tu empresa no tiene una casilla, tiene varias

La primera sorpresa es de vocabulario. «Casilla electrónica» es el nombre genérico de un buzón donde una entidad deposita sus actos. Cada entidad puede tener el suyo, con su propia norma, y la misma empresa puede estar al mismo tiempo en todos.

Casilla	Quién la gobierna	Norma que la crea	Cómo llegas a ella
Buzón electrónico SOL (Notificaciones SOL)	SUNAT	Código Tributario, arts. 86-A, 87 y 104 b); RS 014-2008/SUNAT, modificada por la RS 154-2020/SUNAT	Clave SOL
Casilla electrónica de SUNAFIL	SUNAFIL	D.S. 003-2020-TR	Usuario y contraseña que asigna SUNAFIL
Casilla electrónica del Poder Judicial	Poder Judicial	Ley Orgánica del Poder Judicial, arts. 155-A y siguientes (Ley 30229)	La del abogado de la empresa; ver el artículo sobre la casilla judicial
Casilla Única Electrónica (CASILLA ÚNICA PERÚ)	Presidencia del Consejo de Ministros	D.S. 029-2021-PCM, arts. 53 a 62	Plataforma GOB.PE, con ID GOB.PE
Casilla de una entidad que montó la suya	Cada entidad	Ley 31736 y el decreto o reglamento de esa entidad	Lo que fije la entidad

La última fila es la que más despista. La Ley 31736, publicada en El Peruano el 5 de mayo de 2023, se titula «Ley que regula la notificación administrativa mediante casilla electrónica». Puede parecer la ley de la Casilla Única, y no lo es. Regula las casillas que cada entidad asigna a quien inicia un trámite con ella. La Casilla Única nace de otra norma, el reglamento del Decreto Legislativo 1412 (D.S. 029-2021-PCM, El Peruano del 19 de febrero de 2021), que a su vez se apoya en el artículo 20.4 del TUO de la Ley 27444. Lo avisamos porque varias páginas divulgativas las mezclan, y porque los plazos de una y otra no coinciden.

Las casillas de otras entidades existen, y cada una se rige por su decreto. La concordancia del Decreto Legislativo 1412 enumera, por ejemplo, el D.S. 002-2020-MINAM para OEFA y el D.S. 007-2020-PRODUCE para el Ministerio de la Producción. No leímos esos decretos. Si tu empresa tramita ante una entidad que no sea SUNAT, SUNAFIL o el Poder Judicial, el primer paso es preguntar cuál es su casilla y qué decreto la hace obligatoria.

Qué dice la base común: el TUO de la Ley 27444

Casi todas las casillas cuelgan del TUO de la Ley 27444 (D.S. 004-2019-JUS, 25 de enero de 2019). Tres reglas sirven para todo lo demás.

La casilla es obligatoria solo si un decreto la hace obligatoria. El artículo 20.4 dice que la entidad «puede asignar al administrado una casilla electrónica» con su consentimiento expreso, y que un decreto supremo del sector puede aprobar «la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica». Entonces la notificación se entiende válidamente efectuada cuando la entidad la deposita, con efectos «el día que conste haber sido recibida». El mismo numeral prevé la casilla única y encarga a un decreto de la PCM implantarla poco a poco.

El día de efecto de un medio electrónico es el de recepción. Así lo dice el artículo 25.2 para el correo electrónico y los medios análogos. Las normas de cada casilla repiten esa regla, o la corren un día.

Una notificación mal hecha puede curarse sola. Si falta un requisito de contenido, surte efectos «a partir de la fecha en que el interesado manifiesta expresamente haberla recibido» (art. 27.1). Y se tiene por bien notificado a quien hace actuaciones que permiten suponer que conoció el acto, o interpone cualquier recurso (27.2): recurrir una resolución que dices no haber recibido puede probar que la conocías.

Nuestra copia es el texto de 2019. No revisamos si leyes posteriores tocaron estos artículos, aunque el D.S. 075-2023-PCM, de junio de 2023, sigue citando el numeral 20.4 con ese contenido.

Buzón SOL de SUNAT: la casilla que casi todas las empresas ya tienen

La Clave SOL se obtiene al inscribirse en el RUC, y con ella viene el buzón. El artículo 87, numeral 1, del Código Tributario obliga a obtenerla y a «consultar periódicamente» el buzón; el 86-A manda a SUNAT asignarla. Trabajamos sobre una copia consolidada del TUO (D.S. 133-2013-EF) al 26 de junio de 2026. La Clave SOL como identidad, y no como firma, está en el artículo sobre autenticarse y firmar.

La RS 154-2020/SUNAT, del 25 de septiembre de 2020, reescribió la RS 014-2008/SUNAT. Desde entonces SUNAT puede notificar por Notificaciones SOL todo acto que el Código permita notificar por medio electrónico, sin listarlo en un anexo (lo derogó). Cada depósito es una copia en PDF; SUNAT registra la fecha y genera una constancia que el contribuyente puede imprimir desde SOL. El artículo 6 dice que el administrado «deberá consultar periódicamente su buzón electrónico».

Cuándo te dan por notificado. Hay dos reglas que no conviene mezclar. El artículo 104 b) dice que, con un medio electrónico aprobado por SUNAT, la notificación se considera efectuada «en la fecha del depósito del mensaje de datos o documento». Es el texto vigente desde el 1 de marzo de 2023 (Decreto Legislativo 1523); antes era el día hábil siguiente. Pero el artículo 106 dice que las notificaciones surten efectos «desde el día hábil siguiente al de su recepción, entrega o depósito». Notificada el día del depósito, con efectos el día hábil siguiente. Hay una excepción: surte efecto al momento del depósito en medidas cautelares, requerimientos de exhibición de libros y registros y «los demás actos que se realicen en forma inmediata».

Para Distribuidora Andina, el depósito del lunes 9 significa notificación ese día y efectos desde el martes 10. Que la gerente esté de viaje no cambia nada: la norma no condiciona los efectos a que alguien abra el buzón. No damos el plazo de cada recurso tributario porque no lo verificamos para este artículo.

Las alertas. La orientación de SUNAT dice que se incorpora de forma progresiva el envío de recordatorios al celular o al correo de la ficha RUC, y sugiere mantener esos datos al día (copia descargada el 21 de octubre de 2026). No los presenta como requisito de validez, y ni el artículo 104 b) ni la RS 154-2020 los exigen. En otras casillas sí lo son, como se verá.

Casilla de SUNAFIL: si hay inspección, llega por ahí

El D.S. 003-2020-TR, publicado el 14 de enero de 2020, hizo obligatoria la notificación por casilla electrónica en los procedimientos y actuaciones de SUNAFIL. La casilla es, dice el artículo 5.1, «un domicilio digital obligatorio». El artículo 7 enumera lo que se notifica por ahí: las medidas inspectivas, el informe de actuaciones inspectivas, las resoluciones del procedimiento sancionador y las del procedimiento de ejecución coactiva, entre otros.

La regla de plazos es distinta a la de SUNAT. La notificación se entiende válidamente efectuada «con el depósito del documento en la casilla electrónica asignada al usuario» (artículo 11.1). Surte efectos el día en que conste haber sido recibida, o el primer día hábil siguiente si ese día no es hábil (11.2), y los plazos en días empiezan a contar el día hábil siguiente a aquel en que surte efectos (11.3). El artículo 8 impone al usuario revisar periódicamente la casilla y mantener operativo el correo o el servicio de mensajería donde llegan las alertas. Si SUNAFIL no puede usar el sistema, el artículo 12 la manda a las modalidades del artículo 20 del TUO.

Para la firma, el dato útil está al final del artículo 9: los documentos notificados por casilla «se emiten conforme a lo regulado por la Ley N° 27269», la Ley de Firmas y Certificados Digitales. Es la única de las normas que leímos que lo dice con esas palabras, y volveremos sobre ello. Para el resto de la relación con SUNAFIL (cartas de despido, liquidación), está el artículo sobre firma digital en recursos humanos.

La Casilla Única Electrónica: qué es y qué no pudimos comprobar

El reglamento del Decreto Legislativo 1412 (D.S. 029-2021-PCM) dedica su Capítulo V a la Casilla Única Electrónica y el VI a la notificación digital. El decreto legislativo, en su artículo 22, define el domicilio digital como el que las entidades usan «para efectuar comunicaciones o notificaciones». El reglamento lo concreta:

• La casilla tiene una dirección electrónica, un buzón de notificaciones y un buzón de comunicaciones (art. 53.3). La dirección es «cud@peru.gob.pe»; para una persona jurídica, el CUD es el número de partida registral de SUNARP (art. 54).
• La asigna la PCM y la administra la plataforma CASILLA ÚNICA PERÚ (arts. 53.4 y 58).
• Las entidades sin ningún mecanismo de notificación digital deben usarla. Las que tengan habilitación en una norma con rango de ley no están obligadas, salvo que lo elijan o una ley lo disponga (art. 58.5 y 58.6). Que SUNAT siga por su cuenta es coherente con esa excepción; la norma no la nombra.
• Las notificaciones van a la casilla única «sin requerir su consentimiento o autorización expresa» (art. 59.2). El artículo 20.4 del TUO habla de consentimiento salvo decreto supremo, y el reglamento es ese decreto refrendado por la PCM. No vimos que ninguna norma resuelva la tensión de forma expresa.

Lo que no pudimos comprobar es cuántas entidades emiten hoy por la plataforma, ni si una empresa recibe su casilla sin pedirla. No hallamos en gob.pe una ficha que lo diga: la dirección que probamos devolvió 404. Por eso no te decimos «entra y actívala». Te decimos que la norma existe y que, si una entidad te avisa que notifica por ella, estas son las reglas.

Cuándo te dan por notificado. Depende de la versión del artículo 59. El texto de 2021 decía que surtía efectos «al día hábil siguiente a la fecha de su depósito». El D.S. 075-2023-PCM (El Peruano, 20 de junio de 2023) lo reescribió. En el texto actual:

• La notificación se considera efectuada y surte efectos al día hábil siguiente a la fecha que conste haber sido recibida (59.6), y los plazos cuentan desde el día hábil siguiente a la recepción (59.7).
• Debes confirmar el acuse de recibo en los cinco primeros días hábiles siguientes; la casilla genera la constancia cuando abres el mensaje (59.8).
• Si pasa ese plazo sin que lo abras, «se tendrá por válidamente notificado» con efectos desde el primer día hábil siguiente (59.9).

Esta última regla es la que debería preocupar a la gerente de Distribuidora Andina: la casilla única no te deja escapar por no abrirla. Leímos también el D.S. 098-2025-PCM (31 de julio de 2025), que modificó el artículo 55 y otros, y no lo vimos tocar el 59. No revisamos normas posteriores: antes de contar un plazo contra la Casilla Única, confirma que el 59 sigue igual.

Ley 31736: las casillas que monta cada entidad

Para esas casillas, la Ley 31736 fija un régimen común. Lo que importa a una empresa:

• Datos de registro. Razón social, asiento y partida registral, RUC, correo, celular del representante legal y el asiento del poder vigente (art. 4.1, num. 2). Si quedan desactualizados, las alertas no te llegan.
• Alertas. El aviso al correo «se constituye en requisito de validez de la notificación» (art. 4.3), y el 5.4 lo repite para el correo y el celular. Si la entidad no mandó la alerta, tienes un argumento, no una garantía.
• Cuándo rige. Desde la primera notificación personal que te comunica la creación de la casilla, o cuando una actuación tuya muestra que accediste (art. 5.1).
• Horario y plazos. Se notifica de lunes a viernes en horario de atención; fuera de él, se considera hecha el día hábil siguiente a primera hora (5.2). Los plazos en días empiezan el día en que la notificación adquiere eficacia (5.3). El acuse de recibo se confirma en los cinco primeros días hábiles (5.6).
• Una casilla por persona. «Solo existe una casilla electrónica por persona natural o por persona jurídica» (art. 3, c). La ley no dice cómo se compatibiliza con que cada entidad asigne la suya.

La ley que leímos no trae cláusula derogatoria. Si una entidad aplica un día de efecto distinto al de la ley, no conocemos una norma que diga cuál prevalece.

Cuándo corre el plazo: el mismo depósito, cuatro lecturas

Con el caso de Distribuidora Andina, la tabla muestra el efecto práctico de cada régimen para un depósito el lunes 9 de noviembre de 2026, dentro de horario y sin feriados de por medio. El cálculo es nuestro, aplicado a lo que dice cada artículo.

Casilla	Día en que se considera notificada	Día en que surte efectos	Primer día de plazo
SUNAT (CT 104 b) y 106)	Lun 9	Mar 10	Según el acto; la norma que leímos no fija aquí el cómputo
SUNAFIL (D.S. 003-2020-TR, art. 11)	Lun 9	Lun 9	Mar 10
Casilla Única (D.S. 029-2021-PCM, art. 59, texto 2023)	Lun 9 (recepción)	Mar 10	Mié 11
Casilla de entidad (Ley 31736, art. 5)	Lun 9	Lun 9 (eficacia)	Lun 9

Si en la Casilla Única nadie abre el mensaje, el acuse vence al quinto día hábil, el lunes 16, y el acto se tiene por notificado con efectos desde el martes 17 (art. 59.8 y 59.9, nuestra lectura del cómputo).

Una diferencia de uno o dos días puede ser un recurso en plazo o fuera de plazo. La conclusión práctica es que no debes calcular el plazo por analogía con el buzón anterior. Mira de qué casilla viene la notificación, abre su norma y cuenta. Y ante la duda, cuenta el plazo más corto.

Quién tiene que mirar la casilla dentro de la empresa

Las normas hablan de «el administrado» y «el usuario». En una empresa hay personas detrás de esas palabras, y ninguna de las que leímos se interesa por si el gerente estaba de viaje.

• En la Casilla Única, el representante legal accede por GOB.PE con ID GOB.PE y puede delegar a otros el acceso a un buzón. La delegación vale por procedimiento (art. 57.2 y 57.3), y el titular debe informar su cese (art. 62).
• En SUNAT, la Clave SOL es de la empresa y quien la conoce ve el buzón. El Código obliga a consultarlo periódicamente y no dice cada cuánto.
• En SUNAFIL y en las casillas de la Ley 31736, el usuario debe revisar la casilla y atender las alertas (D.S. 003-2020-TR, art. 8; Ley 31736, art. 7.1).

Nuestra opinión: la empresa debería nombrar a dos personas que miren cada casilla, con frecuencia escrita (todos los días hábiles), y dejar dicho quién cubre la ausencia del titular antes de que ocurra. Ninguna norma lo exige. Lo exige que, en SUNAT, SUNAFIL y la Casilla Única, la notificación surte efectos aunque nadie la haya leído. Cuando alguien que tenía la contraseña deja la empresa, su baja debería ir en la lista de salida junto a la devolución del laptop.

Qué prueba la firma del acto notificado

Esta es la pregunta del título. Un acto que llega a tu casilla suele traer una firma digital de la entidad. Esa firma prueba menos de lo que parece, y conviene saber qué.

Lo que prueba la firma. Con el validador del Estado compruebas cuatro cosas: que el documento no cambió tras firmarse, quién firmó, que el certificado pertenece a la cadena de confianza y que estaba vigente al firmar. Para un acto notificado eso responde a «¿lo emitió la entidad y está tal como lo emitió?». Si alguien altera el PDF que guardaste, la firma lo delata. Las copias del expediente y los códigos de verificación digital están en el artículo sobre documentos firmados ante una entidad pública; no los repetimos.

Lo que no prueba la firma. No prueba cuándo te notificaron. La fecha en que la entidad firmó un documento puede ser anterior a la del depósito, y el plazo no corre desde la firma sino desde la notificación. Lo que acredita la fecha es otra pieza:

• En la Casilla Única, el artículo 53.2 dice que la casilla «acredita la certeza, integridad y fecha y hora cierta de una comunicación y/o notificación», y que si hay controversia sobre la emisión o recepción, corresponde acreditarla a la entidad responsable de la gestión de la casilla; en otro caso, al emisor. El buzón guarda las notificaciones al menos un año (art. 55.4) y las evidencias que demuestran el depósito y el acuse de recibo (art. 55.5).
• En la Ley 31736, la notificación en casilla contiene el acto, la constancia de notificación electrónica y el acuse de recibo (art. 5.5), y el acuse se define con sello de tiempo electrónico (art. 3, literal j).
• En SUNAT, la RS 154-2020/SUNAT dice que SUNAT registra la fecha del depósito y genera una constancia que el administrado puede imprimir. No dice que el PDF depositado lleve firma digital, y no lo afirmamos.
• En SUNAFIL, la constancia se incorpora al expediente (art. 10) y los documentos se emiten conforme a la Ley 27269 (art. 9).
• En el Poder Judicial, el artículo 155-A de la Ley Orgánica exige que la notificación electrónica lleve firma digital; está en el artículo sobre la casilla judicial.

La consecuencia práctica es guardar tres cosas por separado: el documento tal como se notificó, la constancia de depósito con su fecha y, cuando exista, el acuse de recibo. Y guardarlas fuera de la casilla, porque el buzón de la Casilla Única conserva lo depositado «por un periodo no menor a un (01) año» y una controversia dura más.

Un procedimiento para el día en que llega una notificación

1. Identifica la casilla y abre su norma, no la que recuerdas.
2. Descarga el documento y la constancia, con el nombre de la entidad, el número del acto y la fecha de depósito. En SUNAT, la constancia se imprime desde SOL (RS 154-2020, art. 4).
3. Valida la firma, si el documento la trae, y guarda el resultado junto al archivo. Si falla o falta donde debería estar, pregunta a la entidad y guarda la respuesta: el defecto puede estar en la copia que bajaste.
4. Anota el día de notificación, el de efectos y el primer día de plazo, con la regla de esa casilla.
5. Pon la fecha límite en una agenda compartida, no en el calendario de una sola persona.
6. Si no estás de acuerdo, el recurso es el que indique el propio documento: el artículo 6 de la Ley 31736 y el 9 del D.S. 003-2020-TR obligan a que diga qué recursos proceden, ante quién y en qué plazo.

Nuestra opinión

Para una empresa pequeña, el riesgo mayor no es la firma ni la casilla nueva sino la vieja que nadie mira. El buzón de SUNAT existe desde 2008, y la norma da por notificado el acto el día del depósito. Basta una reunión de diez minutos para designar a quién lo mira.

La firma digital sirve aquí para no tener que discutir si el documento que guardaste es el que la entidad emitió. Es una ventaja real y barata, pero no sustituye a la constancia de depósito, que es lo que fija el día.

Lo que este artículo no afirma

• Cuántas entidades emiten hoy por la Casilla Única, ni si una empresa nueva la recibe sin pedirla. No encontramos una fuente oficial que lo diga.
• El plazo de cada recurso. Ni el de reclamación tributaria, ni el de apelación, ni el del procedimiento sancionador. Dependen del acto y no los verificamos aquí.
• Qué régimen prevalece cuando la Ley 31736, el artículo 20.4 del TUO y el D.S. 029-2021-PCM dan días de efecto distintos para la misma casilla.
• Que el PDF de SUNAT lleve firma digital. La RS 154-2020 habla de copia en PDF y de constancia de fecha, no de firma.
• Las casillas de otras entidades (OEFA, Ministerio de la Producción y las que existan). Solo vimos su nombre en la concordancia del Decreto Legislativo 1412.
• Modificaciones posteriores al D.S. 098-2025-PCM (31 de julio de 2025) y al Código Tributario consolidado al 26 de junio de 2026.
• La situación de ninguna empresa real. Distribuidora Andina es un caso inventado.

La serie

Esta página es el pilar del clúster «Las notificaciones electrónicas de tu empresa». Los cinco artículos que la desarrollan, en este orden:

1. El buzón electrónico de SUNAT: qué actos te notifica, desde cuándo corre el plazo y qué dicen el Código Tributario y la RS 154-2020 (próximamente).
2. Quién mira la casilla en la empresa: el representante, el apoderado, la contraseña, la ausencia y el plazo que corre (próximamente).
3. Verificar la firma digital de una resolución notificada y guardarla como prueba (próximamente).
4. La casilla electrónica de SUNAFIL en una inspección: qué se notifica por ahí y cómo se cuentan los plazos (próximamente).
5. La Casilla Única Electrónica del Estado y la Ley 31736: quién está obligado, cómo se activa y qué entidades notifican por ella (próximamente).

Mientras tanto están publicados la casilla del Poder Judicial, el documento firmado ante una entidad pública, validar una firma digital, autenticarse no es firmar y quién todavía no acepta tu firma digital.

Fuentes

Consultadas el 4 de noviembre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-11-04-notas/fuentes/mfd-pilar15/.

• TUO de la Ley 27444, D.S. 004-2019-JUS, El Peruano, 25 de enero de 2019, artículos 20, 24, 25, 26 y 27. Copia: ds004-2019-jus.txt.
• Ley 31736, Ley que regula la notificación administrativa mediante casilla electrónica, El Peruano, 5 de mayo de 2023. Copias: ley31736-txm.txt, ley31736-lp.txt.
• Decreto Legislativo 1412, Ley de Gobierno Digital, septiembre de 2018, artículo 22 y concordancias. Copia: dleg1412.txt.
• D.S. 029-2021-PCM, Reglamento del Decreto Legislativo 1412, El Peruano, 19 de febrero de 2021, artículos 53 a 62. Copia: ds029-2021-pcm.txt.
• D.S. 075-2023-PCM, El Peruano, 20 de junio de 2023 (modifica los artículos 46, 47, 55 y 59). Copia: ds075-2023-pcm.txt.
• D.S. 098-2025-PCM, El Peruano, 31 de julio de 2025 (modifica, entre otros, los artículos 55 y 87). Copia: ds098-2025-pcm.raw.txt.
• TUO del Código Tributario, D.S. 133-2013-EF, copia consolidada con modificaciones al 26 de junio de 2026, artículos 86-A, 87, 104 y 106. Copia: tuo_ct-133-2013-EF.txt.
• Resolución de Superintendencia 000154-2020/SUNAT, 25 de septiembre de 2020 (modifica la RS 014-2008/SUNAT). Copia: rs-154-2020.txt.
• SUNAT, Notificaciones electrónicas, orientación, copia descargada el 21 de octubre de 2026. Copia: orient-sunat-6620.txt.
• D.S. 003-2020-TR, uso obligatorio de la casilla electrónica de SUNAFIL, El Peruano, 14 de enero de 2020. Copia: ds003-2020-tr.raw.txt.

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Última revisión: 4 de noviembre de 2026.