Firma digital en recursos humanos después de la boleta: adendas, cartas de despido, certificado de trabajo y liquidación, documento por documento
Una empresa de 40 trabajadores ya entrega las boletas en un portal. Un lunes, recursos humanos tiene cuatro papeles: la renovación de tres contratos a plazo fijo que vencen el viernes, la carta para un trabajador al que se imputa una falta grave, el certificado de trabajo de alguien que renunció el jueves y su liquidación. La pregunta es cuáles se pueden firmar y enviar en digital sin riesgo, y cuáles todavía quieren papel, notario o cargo de recepción.
La boleta y el contrato inicial están en boletas y contratos de trabajo firmados electrónicamente. Aquí va el resto del expediente. El plan general está en el pilar sobre implantar la firma digital.
Lo que ya está resuelto para todo el expediente
El numeral 3.1 del artículo 3 del Decreto Legislativo 1310 (dado el 29 de diciembre de 2016) dice que «en todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital». El brief interno de esta serie citaba un artículo 5; el que rige es el 3.
El Informe 0135-2021-MTPE/2/14.1 (26 de julio de 2021) lo aplica a estos papeles: en su punto 3.13 enumera contratos, boletas, «hojas de liquidación, certificados de trabajo», en el 3.14 las «adendas de contrato», y en el 3.16 advierte que la firma electrónica del trabajador «ha de responder […] a una decisión libre de aquel». Es opinión técnica y no norma. No habla de cartas de despido.
Adendas y renovaciones
El TUO del D.Leg. 728 (D.S. 003-97-TR) exige en su artículo 72 que los contratos modales consten «por escrito y por triplicado», con duración y causas objetivas, y el artículo 74 fija cinco años en conjunto. Una adenda es un documento escrito que firman ambas partes, y el informe del ministerio la cuenta entre los que admiten firma electrónica.
Lo que casi nadie revisa es el plazo. El artículo 77 a) vuelve indeterminado el contrato si el trabajador «continúa laborando después de la fecha de vencimiento del plazo estipulado». Una adenda firmada el lunes tras el vencimiento del viernes no lo arregla. La firma digital reduce el riesgo porque no hay que esperar al trabajador, y el sello de tiempo deja fecha cierta. Sobre «por triplicado», nuestra lectura es que pide tres ejemplares y no tres hojas: cada parte guarda el mismo archivo firmado. No encontramos pronunciamiento del ministerio.
El registro ante la Autoridad de Trabajo ya no existe como se cuenta
Muchas guías siguen diciendo que hay que presentar copia del contrato dentro de quince días, como decía el artículo 73 en 1997. Pero la Tercera Disposición Complementaria Modificatoria del D.Leg. 1246 (El Peruano, 10 de noviembre de 2016) lo reescribió: hoy la Autoridad solo «podrá ordenar la verificación de los requisitos formales». No hay copia que presentar. Qué se declara hoy en planilla electrónica sobre cada contrato no lo verificamos. Guarda la adenda firmada, porque la verificación puede pedirse.
Carta de imputación de cargos y carta de despido
El artículo 31 del TUO manda dar al trabajador, por escrito, «un plazo razonable no menor de seis días naturales para que pueda defenderse por escrito de los cargos» (treinta si es por capacidad). En la práctica se llama carta de preaviso; la norma no usa ese nombre. El artículo 32 exige que el despido se comunique «por escrito […] mediante carta en la que se indique de modo preciso la causa del mismo y la fecha del cese», y añade: «Si el trabajador se negara a recibirla le será remitida por intermedio de notario o de juez de paz, o de la policía a falta de aquellos».
El reglamento, el D.S. 001-96-TR, dice en su artículo 43 que estas comunicaciones «se entienden válidamente entregadas si son dirigidas al último domicilio registrado por el trabajador en su centro de trabajo», y que el empleador puede entregarlas «bajo cargo en el centro de trabajo». Cita los artículos 64 y 65 de la Ley, numeración de 1996; por su contenido entendemos que son los 31 y 32 del TUO.
¿Cumple una carta firmada digitalmente y enviada por correo?
Dos preguntas distintas. La firma: ningún artículo exige firma manuscrita, el D.Leg. 1310 permite al empleador firmar digitalmente «todo tipo de documentos laborales» y el artículo 141-A del Código Civil, que agregó la Ley 27291 (El Peruano, 24 de junio de 2000), admite que la firma exigida por ley se genere o comunique «a través de medios electrónicos». Nuestra lectura es que una carta con firma digital del representante legal cumple lo escrito.
La entrega: la norma habla de domicilio, de cargo en el centro de trabajo y, ante la negativa, de notario, juez de paz o policía. No nombra el correo. Tampoco encontramos un informe del ministerio ni una casación sobre cartas de despido por correo. Con eso, nuestra lectura es prudente:
- Firma digital para la carta, entrega bajo cargo en el centro de trabajo o en el domicilio registrado.
- El cargo puede ser digital si el sistema deja constancia de quién, cuándo y qué documento; el registro de eventos es lo que se le enseña a un juez.
- Si el trabajador se niega, rige la vía del artículo 32. Un correo no prueba una negativa.
- El correo con acuse de recibo (contrato por correo electrónico y acuse de recibo explica el artículo 1374 del Código Civil) refuerza, no sustituye.
Certificado de trabajo y constancia de cese
El certificado de trabajo está en la Tercera Disposición Complementaria, Transitoria, Derogatoria y Final del D.S. 001-96-TR, no en un artículo numerado: «Extinguido el contrato de trabajo, el trabajador recibirá del empleador, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, un certificado en el que se indique, entre otros aspectos, su tiempo de servicios y la naturaleza de las labores desempeñadas». Lo emite el empleador, el ministerio lo nombra entre los documentos que admiten firma electrónica y la norma no fija el medio de entrega. Un PDF firmado y enviado al correo que el trabajador indicó cumple, en nuestra lectura. Guarda la fecha de envío: lo que se discute son las 48 horas.
No lo confundas con la constancia de cese de la CTS. El artículo 45 del TUO de la Ley de CTS (D.S. 001-97-TR, 1 de marzo de 1997) pide «la certificación del empleador en la que se acredita el cese», entregada «dentro de las 48 horas de producido el cese»; si el empleador se niega, el artículo 46 deja que la Autoridad Inspectiva la extienda. La firma digital del empleador no se discute. Lo que no verificamos es si cada banco depositario acepta hoy una constancia en digital. Pregúntalo antes de cambiar el formato.
Liquidación de beneficios sociales
Buscamos una norma que fije la forma de la hoja de liquidación y no la encontramos. El ministerio la cuenta entre los documentos que admiten firma electrónica (informe 0135-2021, punto 3.13), y eso basta para la firma del empleador. La conformidad del trabajador depende del punto 3.16: si no quiere firmar en digital, firma a mano.
Teletrabajo
La Ley 31572 (El Peruano, 11 de setiembre de 2022) es explícita con los medios digitales. Su artículo 9.1 deja pactar el teletrabajo «en el contrato de trabajo o en documento anexo a este o en otro medio válido»; el 10 dice que el contrato «puede estar almacenado en soporte digital que asegure su integridad y autenticidad»; el 8.2 acepta comunicar el cambio de modalidad «mediante cualquier soporte físico o digital que permita dejar constancia», y el 9.5 pide aviso «por escrito o medios electrónicos» con diez días hábiles de anticipación. El D.S. 002-2023-TR (dado el 25 de febrero de 2023) lo repite en sus artículos 17 y 18.2. Una adenda de teletrabajo firmada digitalmente cumple, sin discusión.
La Ley 32102, promulgada el 22 de julio de 2024, añadió al artículo 12 un literal k): el contrato fija las condiciones del retiro de documentación confidencial. El D.S. 009-2026-TR (El Peruano, 22 de julio de 2026) adecuó los artículos 7, 12, 21, 26 y 27 del reglamento, no el 17 ni el 18; pero la copia que leímos es anterior, así que verifica el texto consolidado si citas un número.
La casilla electrónica de SUNAFIL
Es otro asunto en la misma oficina. Según el D.S. 003-2020-TR (El Peruano, 14 de enero de 2020), SUNAFIL asigna al empleador una casilla que es «un domicilio digital obligatorio», y la notificación «se entiende válidamente efectuada con el depósito del documento» (artículo 11.1). Si un despido acaba en inspección, los requerimientos llegan ahí. No sirve para notificar al trabajador y no cambia lo dicho sobre las cartas.
La tabla, documento por documento
La columna «Lectura» dice si lo que sigue es norma o criterio nuestro.
| Documento | Norma | Firma digital del empleador | Entrega o trámite que sigue | Lectura |
|---|---|---|---|---|
| Adenda de renovación | TUO arts. 72, 74 y 77; D.Leg. 1310 art. 3.1 | Sin discusión | Firmar antes del vencimiento; la firma del trabajador es libre | Norma e informe 0135-2021 |
| Copia a la Autoridad de Trabajo | TUO art. 73 (texto D.Leg. 1246) | No aplica | Ya no se presenta; solo verificación posterior | Norma |
| Carta de imputación de cargos | TUO art. 31; reglamento art. 43 | Con matices | Cargo en el centro de trabajo o domicilio registrado | Entrega: nuestra lectura |
| Carta de despido | TUO art. 32; reglamento art. 43 | Con matices | Si se niega a recibirla, notario, juez de paz o policía | Vía de negativa: norma. Correo: sin norma |
| Certificado de trabajo | D.S. 001-96-TR, 3.ª disposición final | Sin discusión | 48 horas; el medio no está fijado | Plazo: norma. Medio: nuestra lectura |
| Constancia de cese (CTS) | D.S. 001-97-TR arts. 45 y 46 | Sin discusión | 48 horas; ver si el depositario la acepta | Firma: nuestra lectura. Depositario: sin verificar |
| Liquidación | Informe 0135-2021, 3.13 | Sin discusión | Firma del trabajador, decisión libre | Informe, no norma |
| Acuerdo de teletrabajo | Ley 31572 arts. 9.1 y 10; reglamento 17 | Sin discusión | Soporte digital con integridad | Norma |
| Aviso de cambio de modalidad | Ley 31572 arts. 8.2 y 9.5; reglamento 18.2 | Sin discusión | Diez días hábiles, con constancia | Norma |
Un orden razonable
Primero, que firme quien puede: el certificado debe ser del representante con facultades, y quién puede obligar a tu empresa con su firma digital lo explica. Segundo, la política interna debe decir cuáles de estos documentos van en digital; hay un modelo en la política interna de firma digital. Tercero, empieza por los que no se discuten: certificado de trabajo, adendas, acuerdos de teletrabajo. Cuarto, deja las cartas de despido para el final y no cambies la entrega hasta que un abogado laboral revise tu caso. Si dudas sobre qué certificado corresponde a cada firmante, mira nuestros certificados o escríbenos con cuántas personas firman y qué documentos.
Lo que este artículo no afirma
Que una carta de despido enviada solo por correo sea válida o inválida: no hallamos norma, informe ni sentencia, y lo escrito es lectura nuestra.
Que los artículos 31, 32, 72, 74 y 77 del TUO sigan con el texto de 1997. Leímos la copia original; el 73 sabemos que cambió en 2016 y no auditamos otras reformas.
Que el D.S. 001-96-TR conserve su Tercera Disposición como la leímos (compendio del ministerio de 2018). Hay indicios de que el D.S. 008-2026-TR lo modificó en junio de 2026 en otra materia, y no pudimos leerlo.
Qué se declara hoy en planilla electrónica sobre los contratos a plazo fijo.
Que los bancos depositarios acepten una constancia de cese firmada en digital.
La conservación de cada documento, fuera de los cinco años para pagos económicos del D.Leg. 1310 (artículo 3.4).
El teletrabajo en el sector público, ni la fecha de publicación en El Peruano de la Ley 32102 y del D.S. 002-2023-TR: solo la de promulgación.
Cifras de ahorro o de tiempo: no hay fuente con nombre y fecha.
Última revisión: 8 de octubre de 2026.
Fuentes de esta página
Consultadas el 8 de octubre de 2026.
- Decreto Legislativo 1310, dado el 29 de diciembre de 2016: artículo 3, numerales 3.1 y 3.4.
- Decreto Legislativo 1246, El Peruano, 10 de noviembre de 2016: Tercera Disposición Complementaria Modificatoria (artículo 73 del TUO del D.Leg. 728).
- TUO del D.Leg. 728, D.S. 003-97-TR, 27 de marzo de 1997: artículos 31, 32, 72, 74 y 77 (texto original).
- Compendio de normas sobre la legislación laboral del régimen privado, Ministerio de Trabajo, 2018: D.S. 001-96-TR (26 de enero de 1996), artículo 43 y Tercera Disposición Complementaria; D.S. 001-97-TR (1 de marzo de 1997), artículos 45 y 46.
- Informe 0135-2021-MTPE/2/14.1, Ministerio de Trabajo, 26 de julio de 2021: puntos 3.12 a 3.16 y 3.22.
- Informe Técnico de SERVIR, 2020 (archivo it_0187-2020), SERVIR, 3 de febrero de 2020: nota 1, texto del artículo 73 modificado.
- Ley 27291, El Peruano, 24 de junio de 2000: artículos 141 y 141-A del Código Civil.
- Ley 31572, Ley del Teletrabajo, El Peruano, 11 de setiembre de 2022: artículos 8.2, 9.1, 9.5 y 10.
- Ley 32102, promulgada el 22 de julio de 2024: artículo 12, literal k).
- D.S. 002-2023-TR, Reglamento de la Ley 31572, dado el 25 de febrero de 2023, copia con texto actualizado: artículos 17 y 18.2.
- D.S. 009-2026-TR, El Peruano, 22 de julio de 2026: artículos 1 y 3.
- D.S. 003-2020-TR, El Peruano, 14 de enero de 2020: artículos 6, 8 y 11.