Órdenes de compra, conformidades de servicio y documentos internos: qué nivel de firma pide cada uno y dónde la firma digital sobra
Una comercializadora de equipos de oficina en Lima, con 40 trabajadores, compra a un proveedor 12 laptops y su configuración. Compras emite la orden en un Excel convertido a PDF y la manda por correo. El proveedor contesta «recibido, entregamos el jueves». El jueves el almacenero firma a mano la guía de entrega, y días después el jefe de TI firma en una hoja la «conformidad» del servicio de configuración. Llega la factura, el jefe de TI dice que tres equipos nunca quedaron bien configurados, y el proveedor responde que la conformidad está firmada. Nadie recuerda quién aprobó la compra ni dónde está esa hoja.
El gerente quiere saber si, para evitar esto, todo eso debe firmarse con certificado digital. La respuesta corta es que casi nada. La larga depende de dos preguntas que este artículo ordena: qué vas a tener que probar después y frente a quién. El plan general de la empresa está en el pilar sobre implantar la firma digital. Aquí solo van los documentos operativos y los internos. Los contratos con clientes y proveedores no entran.
Qué hay que probar, y frente a quién
Cada documento sirve, tarde o temprano, para probar tres cosas: quién lo emitió, qué decía y cuándo. Lo que cambia es el destinatario de la prueba.
- Nadie de fuera. Un memorando que no sale de la empresa casi no tiene quien lo niegue. Basta con saber quién lo escribió, y eso lo sabe tu sistema.
- La contraparte. La orden de compra, la guía de entrega y la conformidad pueden acabar enfrentando a tu empresa con un proveedor. Aquí alguien puede decir «yo no firmé eso».
- Un tercero que decide. Un juez o un perito. Para ese caso cuenta qué modalidad de firma usaste, porque la norma reparte la carga de la prueba según ella.
El reparto está en el artículo 2A del D.S. 052-2008-PCM, que incorporó el D.S. 029-2021-PCM (El Peruano, 19 de febrero de 2021). Con firma electrónica simple o avanzada, en una controversia sobre la autoría «la carga de la prueba recae en quien la invoque como auténtica». Con la cualificada o digital, «la carga de la prueba se invierte debiendo quien niegue la autoría, demostrar que la firma es apócrifa». Desarrollamos ese artículo en quién tiene que probar qué cuando el otro lo niega.
Los tres niveles, con lo que dice la norma de cada uno
El artículo 1A del mismo reglamento, también incorporado en 2021, reconoce tres modalidades. Los nombres de nivel que usamos aquí son nuestros.
| Nivel (nuestro) | Modalidad del artículo 1A | Ejemplos | Quién prueba si lo niegan |
|---|---|---|---|
| 1. Firma simple | Firma electrónica simple: «un dato en formato electrónico anexo a otros datos electrónicos o asociado de manera lógica con ellos, que utiliza un firmante para firmar» | Clic en «apruebo», correo desde cuenta corporativa, aprobación en un flujo del ERP | Quien la invoca (art. 2A a) |
| 2. Firma con certificado fuera de la infraestructura oficial | Puede ser firma electrónica avanzada, si cumple los cuatro rasgos del artículo 1A b) | Plataforma de firma con verificación de identidad, certificado no acreditado | Quien la invoca (art. 2A a) |
| 3. Firma digital IOFE | Firma electrónica cualificada o firma digital | Certificado de una entidad acreditada ante INDECOPI | Quien la niega (art. 2A b) |
Tres precisiones. Primera: el nivel 2 no es un escalón jurídico propio. La avanzada exige que la firma esté vinculada al firmante de manera única, permita identificarlo, se cree con datos que el firmante controla y detecte cualquier modificación posterior. Que un producto concreto cumpla esos cuatro rasgos es algo que se demuestra, no algo que la etiqueta comercial decide. Y como el artículo 2A trata igual a la simple y a la avanzada, en un conflicto la carga no cambia entre el nivel 1 y el 2. Lo que mejora es la calidad de la evidencia. Lo explicamos en firma electrónica avanzada, con las preguntas que conviene hacerle a un proveedor de firma antes de contratarlo.
Segunda: el artículo 2 del reglamento dice que sus disposiciones «no restringen la utilización de las firmas digitales generadas fuera de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, las cuales serán válidas en consideración a los pactos o convenios que acuerden las partes». Habla de firmas digitales fuera de la infraestructura. Nuestra lectura es que, para el nivel 1, lo que la norma ofrece es el artículo 1 de la Ley 27269 (El Peruano, 28 de mayo de 2000), que define la firma electrónica como «cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento». Y el artículo 141 del Código Civil, en la redacción de la Ley 27291 (El Peruano, 24 de junio de 2000), que admite la manifestación expresa de voluntad «a través de cualquier medio directo, manual, mecánico, electrónico u otro análogo».
Tercera: el artículo 3 del reglamento da a la firma digital generada dentro de la infraestructura oficial «la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita». Y el artículo 141-A del Código Civil, de la misma Ley 27291, dispone que cuando la ley exija formalidad expresa o firma, esta «podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo». Ninguna de las normas que leímos exige una forma especial para una orden de compra común. Buscamos en la Ley 27269, su reglamento y el Código Civil, no en normas sectoriales: si tu rubro tiene una, esa manda.
Documento por documento
La columna «Base» dice si lo que sigue es norma (con su artículo) o recomendación nuestra.
| Documento | Nivel recomendado | Por qué | Base |
|---|---|---|---|
| Orden de compra emitida | 1, con acuse de recibo; 3 si el monto o el riesgo lo justifican | Alguien puede negarla, pero el acuse prueba la recepción | Norma: CC 141 y 1374. Nivel: recomendación |
| Aceptación de la orden por el proveedor | 1 (respuesta al correo o clic en su portal) | Es lo que más te sirve conservar, y vale si queda el mensaje original | Norma: CC 141. Nivel: recomendación |
| Guía o acta de entrega | 1 con datos del que recibe; 3 si lleva anexos que importan | Lo que se discute es qué llegó y en qué estado | Norma: D.S. 052-2008-PCM art. 4. Nivel: recomendación |
| Conformidad de servicio | 1 dentro de un flujo con registro; 3 si el servicio es caro o de largo plazo | Es lo que el proveedor te opondrá al cobrar | Recomendación nuestra |
| Memorando interno | Ninguna firma especial; correo corporativo | No sale de la empresa | Recomendación nuestra |
| Aprobación interna de gasto | 1, en el sistema, con registro de quién, cuándo y qué versión | Basta con saber quién aprobó y qué decía | Recomendación nuestra |
| Requerimiento de un área | 1 | Es un pedido, no una obligación frente a terceros | Recomendación nuestra |
| Carta de reclamo al proveedor | 1 con prueba de recepción; 3 si anuncias consecuencias | Pesa más probar que llegó que quién la escribió | Norma: CC 1374. Nivel: recomendación |
Aquí van las razones de las filas que no son obvias.
Orden de compra y aceptación. El artículo 1374 del Código Civil dice que, si la declaración contractual se hace «a través de medios electrónicos, ópticos u otro análogo, se presumirá la recepción de la declaración contractual, cuando el remitente reciba el acuse de recibo». La presunción es de recepción, no de autoría. Una orden mandada sin acuse no queda sin valor, pero te quita la presunción. Para una orden de compra de rutina, el nivel 1 con acuse alcanza. Tiene sentido subir a firma digital cuando el monto es alto, el proveedor es nuevo o la orden es el único papel que hay. Esto último es recomendación y no norma. Cómo se prueba un trato cerrado por correo está en contrato por correo electrónico y acuse de recibo. Un matiz: el artículo 141 también admite la manifestación tácita, la que «se infiere indubitablemente de una actitud o de circunstancias de comportamiento». Que el proveedor entregue lo pedido puede leerse como aceptación, pero es prueba indirecta y no conviene apoyarse en ella.
Guía o acta de entrega. Aquí lo que importa no es la firma sino el contenido. Una firma digital sobre «recibí conforme» no te dice cuántas cajas llegaron. Lo útil es que el acta lleve nombre y documento de quien recibe, fecha y hora, cantidades y estado, y que sea inalterable una vez cerrada. Un detalle de la norma: según el artículo 4 del reglamento, en su texto de 2008, la firma digital generada en la infraestructura oficial garantiza el no repudio del documento original, y «esta garantía no se extiende a los documentos individuales que conforman un documento compuesto, a menos que cada documento individual sea firmado digitalmente». Si tu acta es un PDF con fotos y un anexo de series, y te importa que el anexo no se discuta, el anexo también se firma. No confundas esta acta con la guía de remisión electrónica, que es un comprobante de SUNAT con su propia firma: guía de remisión electrónica y certificado.
Memorandos, aprobaciones y requerimientos. Aquí la firma digital sobra, y no es opinión de ahorro: no hay cifra detrás. Es una cuestión de a quién le sirve. Un memorando que no sale de la empresa no tiene contraparte. Una aprobación de gasto se discute, si acaso, con quien la dio, y esa persona ya se identificó al entrar al sistema. Comprar certificados para 40 aprobadores para que firmen peticiones de útiles es pagar protección contra un riesgo que casi no existe. Lo que sí hace falta es lo que el certificado no da: un registro de eventos, con quién aprobó, a qué hora y sobre qué versión. Ese registro es la cláusula 7 de la política interna de firma digital, que también dice qué cuidar porque nombra personas.
Carta de reclamo. Un documento que anuncia consecuencias vale por lo que llegó, no por lo que se firmó. Con firma digital, el literal c) del artículo 8 del reglamento presume que el documento «no ha sido alterado con posterioridad al momento de la firma». Con una firma simple no hay tal presunción: si el destinatario dice que el texto era otro, te toca demostrar lo contrario.
Dónde la firma digital sobra, y dónde se queda corta
Sobra cuando se cumplen a la vez tres cosas: el documento no sale de la empresa o va a una contraparte con la que ya pactaste el medio, nadie tiene interés en negarlo, y el sistema que lo produce ya registra quién y cuándo. Esa es la lógica de la fila de memorandos y de aprobaciones, y es criterio nuestro.
Se queda corta en dos casos. El primero: una firma digital válida prueba que firmó quien tenía ese certificado, no que podía obligar a tu empresa. Si tu orden de compra la firma un comprador sin facultades para ese monto, el problema no lo arregla el certificado. Los poderes están en quién puede obligar a tu empresa con su firma digital. El segundo: un certificado extendido para un fin no sirve para otro, y el artículo 11 del reglamento dice que la firma «carece de validez» cuando se usa «en fines distintos para los que fue extendido el certificado».
Si subes a firma digital solo algunos documentos, el cómo está en firmar desde una aplicación web con el certificado del usuario y los límites de firmar muchos a la vez, en firma por lote.
Un pacto escrito para el nivel 1
Recomendación nuestra: pon por escrito, en los términos de la orden de compra o en el alta del proveedor, que ambas partes aceptan que el correo de cada una, o el portal, sirve para emitir y aceptar órdenes, que la fecha y hora del sistema se tienen por ciertas y que el acuse de recibo es la forma de confirmar la recepción. No sabemos si un pacto así puede cambiar el reparto del artículo 2A, y no lo afirmamos. Lo que hace es mostrar que ambos aceptaron el medio, y eso mejora la prueba indirecta sobre la que se apoya el nivel 1.
La conformidad de servicio no es la conformidad de la factura negociable
El mismo nombre sirve para dos cosas distintas.
La conformidad de servicio de este artículo es un documento tuyo: el área usuaria dice que el servicio se prestó como se pidió. No la regula ninguna de las normas que leímos. Es interna, y su valor lo da lo que probaste al emitirla.
La conformidad de la factura es otra cosa y la regula una norma. El artículo 7 del Decreto de Urgencia 013-2020 (El Peruano, 23 de enero de 2020) da al adquirente del bien o usuario del servicio «un plazo por única vez, no prorrogable, de ocho (8) días calendario» para dar conformidad o disconformidad a la factura electrónica, desde que su emisión se puso a disposición de él y de SUNAT. Vencido ese plazo sin disconformidad, «se presume, sin admitir prueba en contrario, la conformidad irrevocable del comprobante de pago electrónico». Se registra «a través de la plataforma que la SUNAT disponga» (7.4). El artículo 8.1 limita las causales de disconformidad a tres: el plazo de pago acordado, el monto neto pendiente de pago y el reclamo respecto de los bienes o servicios. La misma norma modificó el artículo 7 de la Ley 29623, de la factura comercial.
La confusión cuesta dinero por esto: si el servicio estuvo mal, la objeción debe registrarse en la plataforma dentro de ocho días calendario, y ese plazo no espera tu proceso interno. Nuestra lectura es que, si tu flujo de conformidad de servicio tarda más que eso, el flujo corre en contra tuya. La conformidad interna sirve de prueba del reclamo; no sustituye el registro de la disconformidad.
Un orden razonable
Primero, el inventario: qué documentos salen de la empresa y cuáles tienen contraparte. Segundo, nivel 1 con registro para lo interno y con acuse para lo que sale. Tercero, firma digital para lo que sale y vale mucho o puede acabar en conflicto. Cuarto, el pacto con proveedores. Si dudas qué certificado corresponde a cada firmante, mira nuestros certificados o escríbenos con tres datos: cuántas personas firman, qué documentos y cuántos al mes.
Lo que este artículo no afirma
Que las órdenes de compra no exijan forma especial en tu rubro. Buscamos en la Ley 27269, su reglamento y los artículos 141, 141-A y 1374 del Código Civil. No revisamos normas sectoriales ni compras con el Estado.
Que el nivel 2 sea siempre firma avanzada. Depende de que el producto cumpla los cuatro rasgos del artículo 1A b).
Que un pacto entre las partes cambie la carga de la prueba del artículo 2A. No encontramos norma ni pronunciamiento.
Que los artículos 2, 3, 4, 8 c) y 11 del D.S. 052-2008-PCM sigan sin cambios. Los citamos en el texto de 2008. Leímos las modificaciones de los D.S. 070-2011-PCM, 105-2012-PCM y 029-2021-PCM, que no los tocan en lo que revisamos (el 029-2021 reescribió el 8 a) pero no el 8 c)), pero no leímos el D.S. 026-2016-PCM. El último párrafo del artículo 5, que no citamos aquí, lo sustituyó el D.S. 105-2012-PCM: la firma digital IOFE no requiere mecanismos adicionales de conservación.
Que el D.U. 013-2020 siga vigente tal como se publicó. Leímos el texto del 23 de enero de 2020, sin auditar modificaciones posteriores ni las normas de SUNAT que lo desarrollan. De la Ley 29623 leímos solo lo que el decreto reescribe, no su texto original.
Que el artículo 141 del Código Civil siga con la redacción de 2000. Citamos la Ley 27291 y no revisamos reformas posteriores.
Cifras de ahorro o de tiempo. No hay fuente con nombre y fecha que las sustente.
Última revisión: 7 de octubre de 2026.
Fuentes
Consultadas el 7 de octubre de 2026.
- Ley 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, El Peruano, 28 de mayo de 2000: artículos 1 y 3.
- D.S. 052-2008-PCM, Reglamento de la Ley 27269, El Peruano, 19 de julio de 2008: artículos 2, 3, 4, 8 c) y 11 (texto de 2008).
- D.S. 029-2021-PCM, El Peruano, 19 de febrero de 2021: Primera Disposición Complementaria Modificatoria, artículos 1A y 2A del reglamento.
- D.S. 105-2012-PCM, El Peruano, 21 de octubre de 2012: artículo 1, último párrafo del artículo 5 (solo para descartar microformas).
- Ley 27291, El Peruano, 24 de junio de 2000: artículos 141, 141-A y 1374 del Código Civil.
- Decreto de Urgencia 013-2020, El Peruano, 23 de enero de 2020: artículos 6, 7 y 8, y Primera Disposición Complementaria Modificatoria (artículo 7 de la Ley 29623).