Quién mira la casilla en la empresa: el representante, el apoderado, la contraseña, la ausencia y el plazo que corre
El gerente de Agroexportadora Valle Verde S.A.C. renunció el 30 de octubre y se llevó en la cabeza la Clave SOL de la empresa. La contadora externa entra con un usuario secundario que él le creó, solo con el perfil de declaraciones. El jueves 12 de noviembre SUNAT deposita una resolución en el buzón electrónico. Nadie en la empresa lo sabe, y el gerente nuevo, que asume el lunes 16, ni siquiera sabe que existe un buzón. El caso es inventado.
Este artículo responde una sola pregunta: quién puede, quién debe y quién responde de abrir la casilla. Cómo se cuenta el plazo en cada una está en el pilar de la serie y, para SUNAT, en el artículo sobre el buzón electrónico de SUNAT. Leímos las normas el 5 de noviembre de 2026.
La norma habla del usuario, no de tu gerente
Ninguna de las normas que leímos asigna la casilla de una empresa a un cargo. Hablan del «administrado» (RS 154-2020/SUNAT), del «usuario» (D.S. 003-2020-TR) o del titular (D.S. 029-2021-PCM). En la práctica abre la casilla quien tiene la credencial.
| Casilla | Quién entra según la norma | Cómo puede entrar otra persona |
|---|---|---|
| Buzón de SUNAT | El usuario de SOL, con RUC, código de usuario y Clave SOL (RS 154-2020, art. 9). La Clave SOL se entrega al deudor tributario o a su «representante legal acreditado en el RUC» (RS 109-2000, art. 3) | Un usuario secundario que crea el titular (RS 109-2000, art. 4) |
| Casilla Única | El representante legal, por GOB.PE y con ID GOB.PE (D.S. 029-2021-PCM, art. 57.2) | Delegación del acceso a un buzón, por procedimiento (art. 57.2 y 57.3), o autorización para que se notifique en la casilla de un tercero (art. 59.3) |
| SUNAFIL | El usuario, con su código de usuario y su contraseña de acceso (D.S. 003-2020-TR, art. 5.8) | El decreto no regula otra vía; no vimos el formulario de registro |
| Casilla de una entidad (Ley 31736) | El usuario. Al registrarse se consigna el celular del representante legal y el asiento del poder vigente (art. 4.1, num. 2) | La ley remite a los términos y condiciones de cada entidad (art. 7.1, a) |
La persona que figura en el registro recibe las alertas, y si se fue, las alertas se fueron con ella.
SUNAT: la contraseña es personal, la responsabilidad es de la empresa
La página de SUNAT sobre el concepto de Clave SOL la llama «una contraseña de uso personal» y dice que es secreta. La Resolución de Superintendencia 109-2000/SUNAT, publicada el 3 de noviembre de 2000, cierra la puerta a la defensa de que otro usó la contraseña. Su artículo 6 dispone que se entenderá que la operación la hizo el deudor tributario «en todos aquellos casos en los que para acceder a SUNAT Operaciones en Línea se haya utilizado el Código de Usuario y la Clave SOL otorgadas por la SUNAT, así como los Códigos de Usuario y Claves SOL generadas por el deudor tributario». La página de SUNAT sobre usuarios secundarios lo dice más corto: lo que hagan, «se considerarán realizados por tu persona».
Por eso conviene que cada persona entre con su propio usuario secundario y no con la Clave SOL principal prestada. Según SUNAT, desde SOL abres «Administración Usuarios», eliges «Crear Usuario», registras el documento de identidad de la persona y, en «Asignar Perfiles», marcas lo que puede hacer. Al elegir un perfil el sistema marca todas sus opciones y tú retiras las que no autorizas. El lado del contador está en firma digital para contadores, y el de la integración de facturación, en la Clave SOL secundaria.
¿Puede un usuario secundario abrir el buzón? La norma apunta a que sí. El artículo 4 de la RS 109-2000 dice que el titular puede generar otros códigos «a usuarios subordinados a éste, a fin de autorizarles la realización de todas o algunas de las operaciones señaladas en el Artículo 2». Desde la RS 154-2020/SUNAT, el numeral 10 de ese artículo 2 es «Consultar lo depositado, según la normativa vigente, en el buzón electrónico asignado al usuario». Consultar el buzón es, entonces, una de las operaciones que se pueden autorizar. Lo que no comprobamos es si la pantalla de perfiles de SOL ofrece hoy esa opción. En Valle Verde habría que mirarlo con la contadora antes de suponer que ella ve lo que SUNAT deposita.
Cuando se va quien sabía la Clave SOL
Si nadie recuerda la Clave SOL, SUNAT describe un camino por internet. En SOL eliges la opción de haber olvidado el usuario o la contraseña, escribes el RUC y respondes la pregunta segura. SUNAT manda un enlace al correo «consignado en tu ficha RUC», que caduca en 48 horas. Hay tres oportunidades para responder, otras tres por día durante dos días más, y después hay que ir a un Centro de Servicios al Contribuyente. El detalle que decide el caso de Valle Verde está en otra línea de la misma página: el registro de la pregunta segura es obligatorio «y desde el Usuario Principal de la Clave SOL». Si la registró el gerente que se fue, la respuesta se fue con él. Si el correo de la ficha RUC era el suyo, el enlace también.
En ventanilla, la norma pide que la solicitud la firme el deudor tributario o «su representante legal acreditado en el RUC». Si la gestión la hace otra persona, la orientación de SUNAT exige que la firma del representante en el rubro del tercero esté legalizada por notario. Cómo se cambia el representante acreditado o el correo en el RUC no lo verificamos: la página de SUNAT que lo explica devolvió 403.
El artículo 7 de la RS 109-2000 dice que el otorgamiento de un nuevo código de usuario y Clave SOL para el deudor tributario implica «automáticamente la anulación» de los códigos que generó el propio deudor. Es decir, los usuarios secundarios. No sabemos si la opción «Generar solo Clave» de la página de SUNAT produce el mismo efecto, porque el artículo habla de un nuevo código de usuario. Tras cambiar credenciales, entra a «Administración Usuarios» y comprueba quién sigue habilitado.
La Casilla Única: representante legal y delegación
Aquí la norma sí nombra a una persona. En la Casilla Única de una persona jurídica «su representante legal accede a la misma» y puede delegar a otros representantes el acceso a un buzón, con manifestación expresa en GOB.PE (D.S. 029-2021-PCM, art. 57.2). La delegación vale por procedimiento y «en tanto no se comunique su variación» (57.3). El titular debe informar a la Secretaría de Gobierno Digital el fin de esa delegación (62, c) y el de la autorización del 59.3 (62, d).
El texto vigente del artículo 59.1 (D.S. 075-2023-PCM) limita la notificación digital a actos «estrictamente de interés directo del ciudadano por ser de carácter personal». No sabemos cómo se aplica eso a una sociedad.
El apoderado: lo que encontramos y lo que no
En el TUO de la Ley 27444, el artículo 64 dice que las personas jurídicas intervienen en el procedimiento por sus representantes legales, «quienes actúan premunidos de los respectivos poderes». El 126.1 añade que, para tramitar procedimientos, «es suficiente carta poder simple con firma del administrado, salvo que leyes especiales requieran una formalidad adicional». Ambos hablan de actuar en un procedimiento, no de recibir una casilla.
Para SUNAT no encontramos una norma que permita designar a un tercero que reciba el buzón en lugar del contribuyente. La vía que existe es el usuario secundario, y lo que haga se atribuye al titular. Para la Casilla Única, el apoderado entra por delegación (57.2) o por la autorización del 59.3. En la Ley 31736 la ley pide el asiento de poder vigente al registrarse. Qué prueba y qué no prueba un poder a la hora de firmar con certificado digital está en quién puede obligar a tu empresa con su firma digital.
Si nadie abre la casilla
| Casilla | Qué dice la norma si nadie abre el mensaje |
|---|---|
| SUNAT | El administrado «deberá consultar periódicamente su buzón electrónico» (RS 154-2020, art. 6). El día de efecto depende del depósito, no de la lectura; está en el artículo del buzón |
| Casilla Única | El acuse se confirma en los cinco primeros días hábiles. Pasado el plazo sin acceder, «se tendrá por válidamente notificado» con efectos desde el primer día hábil siguiente (art. 59.8 y 59.9, texto del D.S. 075-2023-PCM) |
| SUNAFIL | El usuario debe revisar periódicamente la casilla, mantener operativo su correo o mensajería y guardar la confidencialidad de su usuario y su contraseña (D.S. 003-2020-TR, art. 8). La notificación vale con el depósito (art. 11.1) |
| Casilla de entidad (Ley 31736) | El acuse se confirma en los cinco primeros días hábiles (art. 5.6). Las alertas al correo y al celular registrados son «requisitos de validez» (art. 5.4), así que importa a qué número llegan |
En ninguna de las cuatro normas que leímos la renuncia del gerente, las vacaciones o el cambio de representante suspenden el plazo. Tampoco dicen lo contrario: no lo regulan.
Qué haríamos en Valle Verde
- Lista de casillas. SUNAT casi seguro; SUNAFIL si hubo inspección; Casilla Única o la de otra entidad si tramitaron con ella. Al lado, quién entra a cada una.
- Un usuario secundario por persona, con los perfiles mínimos, y la Clave SOL principal solo para quien administra. Comprueba que ese usuario ve el buzón.
- Correo y celular de la ficha RUC que sean de la empresa, no de una persona: SUNAT exige que estén actualizados para obtener la Clave SOL por internet y el enlace de recuperación va a ese correo. En SUNAT puedes afiliar varios correos a «Mis Avisos Electrónicos», que avisa de cada depósito en el buzón.
- Pregunta segura registrada desde el Usuario Principal, y su respuesta guardada donde la encuentre quien releve al titular.
- Lista de salida. Cuando alguien con credenciales se va, cambias la Clave SOL principal, revisas la lista de usuarios secundarios (que el cambio de código puede haber anulado), informas el fin de la delegación en la Casilla Única y actualizas el celular y el correo de las casillas que los pidan.
- Una agenda compartida con las fechas límite, y dos personas que miren cada casilla todos los días hábiles. Ninguna norma fija la frecuencia; la ponemos nosotros.
Nuestra opinión
Una empresa pequeña no necesita un comité. Necesita que el buzón de SUNAT no dependa de la memoria de una sola, que el correo de la ficha RUC no sea de nadie en particular y que revocar accesos esté en la misma lista que devolver el laptop. Es media hora de trabajo.
Lo que este artículo no afirma
- Que un usuario secundario vea el buzón de SUNAT. La norma permite autorizarlo; no comprobamos la pantalla de perfiles.
- Cómo se cambia el representante legal o el correo en el RUC. La página de SUNAT devolvió 403.
- Si «Generar solo Clave» anula los usuarios secundarios. El artículo 7 de la RS 109-2000 habla de un nuevo código de usuario.
- Que la RS 109-2000 del portal sea el texto último. Su copia trae el numeral 10 anterior a la RS 154-2020; seguimos esta última.
- Cómo se aplica a una sociedad la frase «de carácter personal» del artículo 59.1 del D.S. 029-2021-PCM.
- Que una norma permita designar a un tercero para recibir el buzón de SUNAT. No la encontramos.
- Responsabilidad personal del representante o del apoderado por no abrir una casilla. El artículo 16 del Código Tributario trata la responsabilidad solidaria por el pago de deudas; no vimos que se aplique aquí.
- La situación de ninguna empresa real. Agroexportadora Valle Verde es un caso inventado.
Fuentes
Consultadas el 5 de noviembre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-11-05-notas/fuentes/mfd-quien-casilla/.
- Resolución de Superintendencia 109-2000/SUNAT, publicada el 3 de noviembre de 2000, texto consolidado del portal de SUNAT, artículos 1 a 8. Copia:
rs109-2000.txt. - Resolución de Superintendencia 154-2020/SUNAT, 25 de septiembre de 2020, artículos 4 a 9 de la RS 014-2008 que reescribe y disposición modificatoria única. Copia:
rs-154-2020.txt. - SUNAT, orientación (copias del 5 de noviembre de 2026): Concepto de Clave SOL, Requisitos, Usuarios secundarios, Recuperación, Nuevo usuario y Clave SOL y Avisos electrónicos. Copias: los seis
.htmly.txtde la carpeta con esos números de página. - D.S. 029-2021-PCM, El Peruano, 19 de febrero de 2021, artículos 57, 59 y 62. Copia:
ds029-2021-pcm.txt. - D.S. 075-2023-PCM, El Peruano, 20 de junio de 2023 (nuevo texto de los artículos 59.1, 59.8 y 59.9). Copias:
ds075-2023-pcm.pdf,ds075-2023-pcm.flow.txt. - D.S. 003-2020-TR, El Peruano, 14 de enero de 2020, artículos 5, 8 y 11. Copias:
ds003-2020-tr.pdf,ds003-2020-tr.flow.txt. - Ley 31736, El Peruano, 5 de mayo de 2023, artículos 4, 5 y 7. Copia:
ley31736-txm.txt. - TUO de la Ley 27444, D.S. 004-2019-JUS, 25 de enero de 2019, artículos 64 y 126. Copia:
ds004-2019-jus.txt. - TUO del Código Tributario, D.S. 133-2013-EF, copia consolidada al 26 de junio de 2026, artículo 16. Copia:
tuo_ct-133-2013-EF.txt.
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Última revisión: 5 de noviembre de 2026.