Contratar a quien digitaliza: el fedatario, qué debe certificar y qué pedir antes de pagar

Hilda dirige una empresa de transporte de carga en Chiclayo (el caso es inventado). Recibió tres propuestas para digitalizar su archivo. Las tres dicen «con valor legal» y «con fedatario». Dos fijan un precio por página y la tercera, por caja. Ninguna dice cómo se llama el fedatario, ni qué actas levanta, ni qué le entregarán a ella al terminar. Hilda no sabe si está comparando tres servicios iguales o tres cosas distintas.

La norma sí dice qué distingue una microforma de un escaneo bien presentado, y casi todo se puede pedir por escrito antes de firmar. Este artículo convierte el Decreto Legislativo 681 y su reglamento en una lista de comprobación. Es el tercero de la serie sobre digitalizar el archivo de la empresa: el pilar explica qué copia vale y qué papel puedes destruir, y aquí nos ocupamos de la contratación. Lo que dice la ley del legajo de los trabajadores y las planillas está en Digitalizar el legajo del trabajador y las planillas y no lo tratamos. Leímos las normas el 30 de octubre de 2026.

Qué es un fedatario juramentado

El Decreto Legislativo 681 (14 de octubre de 1991), con las modificaciones de las Leyes 26612 y 27323, dice en su artículo 3 quiénes pueden dar fe en una micrograbación: los notarios públicos y «los fedatarios públicos y particulares juramentados comprendidos en el artículo 4». Añade que son «depositarios de las fe pública» y que mantienen «en todo momento su independencia de las empresas a las que ofrecen sus servicios».

Esa última frase tiene una consecuencia práctica. El fedatario no es un empleado del área comercial del proveedor que firma lo que se le pone delante. La ley le exige independencia respecto de la empresa que presta el servicio, y es el punto que debes poder comprobar.

Para ser fedatario juramentado el artículo 4 pide cuatro cosas: reunir las condiciones para postular a plaza de notario y acreditarlo ante el Colegio de Abogados (a); tener el diploma de idoneidad técnica (b); inscribirse y registrar su firma en ese colegio (c); y prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o el magistrado en quien delegue (d). Los notarios solo cumplen el literal b) y presentan su título en el colegio notarial. Después, el mismo artículo (párrafo añadido por la Ley 26612) impone capacitación continua y una ratificación cada cinco años por el colegio que emitió el certificado, «previa evaluación académica». La disposición final segunda del D.S. 001-2000-JUS (24 de marzo de 2000) dice que el fedatario tiene estabilidad por cinco años hasta su ratificación y que, si procede, se emite un nuevo certificado por otros cinco.

El artículo 7 de ese decreto añade que el diploma lo expiden los colegios de abogados o de notarios y que el Ministerio de Justicia supervisa los cursos y las ratificaciones, con «inscripción y acreditación mediante carné». El texto lleva una nota que remite al D.S. 013-2016-JUS (10 de octubre de 2016), que no pudimos leer. Por eso no afirmamos cuántas horas dura hoy el programa; sí que el certificado tiene que existir y renovarse.

Quién certifica la idoneidad del proceso

Son dos certificaciones distintas, y los proveedores suelen mencionar solo una.

La idoneidad de la persona la da el colegio profesional, como acabamos de ver. Es el diploma o certificado de idoneidad técnica del fedatario.

La idoneidad del proceso y de los medios técnicos tiene otro origen. El artículo 5 pide que los procedimientos garanticen, entre otras cosas, que las microformas reproduzcan los originales «con absoluta fidelidad e integridad» y que, en las producidas por procedimientos informáticos, haya «sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad» (inciso e, añadido por la Ley 26612). El artículo 6, en la versión de la Ley 26612, remite a las normas técnicas internacionales que adopte el INDECOPI o a las nacionales que apruebe, y dice que ese instituto «otorga certificados de cumplimiento de estas normas y de idoneidad técnica a quien acredite contar con los medios técnicos adecuados». Remite a un decreto supremo del sector Industria para fijar requisitos y procedimiento, tanto para el microfilmado como para los documentos informáticos. La concordancia del texto cita el D.S. 002-98-ITINCI, que no pudimos leer.

El artículo 15 a) nombra al ITINTEC, pero remite al artículo 6, que desde 1996 nombra al INDECOPI; lo leemos como que rige el artículo 6 (lectura nuestra). Una resolución de SENACE de 2022 cita la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2015, aprobada por INACAL, como la que estandariza los sistemas de microformas digitales. No encontramos una norma oficial que diga quién emite hoy el certificado del artículo 6 ni cómo se consulta. Por eso lo que corresponde es pedirlo y verlo, no suponerlo.

Qué exige la ley al proveedor

El artículo 14 abre la microforma propia a las empresas supervisadas por la SBS o inscritas en el mercado de valores y autorizadas. Quien no está en esos grupos contrata a un tercero, y el artículo 15 define quién puede serlo. Un archivo especializado:

• Tiene la tecnología y los equipos del literal a), con la salvedad de arriba.
• Cuenta con «los servicios permanentes de una notaría autorizada o, al menos, de dos fedatarios juramentados» (literal b).
• Es una empresa con forma de sociedad anónima (literal c).
• Tiene «locales adecuados» (literal d).
• Obtiene autorización de CONASEV o de la Superintendencia de Banca y Seguros e inscripción en un registro especial, en los términos del literal e) que dejó la Ley 27323, que habla de los casos en que las empresas clientes están bajo la supervisión de esas entidades.

El texto no dice con claridad qué autoridad autoriza al archivo especializado cuando su cliente no está supervisado, y no encontramos un registro público consultable. Tampoco pudimos leer la R. SBS 5860-2009, que el decreto legislativo cita como creadora de un registro de empresas de microarchivos. Para Hilda, el paso práctico es pedir la resolución de autorización y el número de inscripción, y cotejarlos con la autoridad que los emitió. Las notarías públicas también pueden organizar el servicio si tienen, además del notario, «al menos con un fedatario juramentado» en su personal permanente.

Las actas: lo que debe quedar escrito

El artículo 7 pone el proceso «bajo la dirección y responsabilidad» de un notario o fedatario, y fija el papeleo del proceso.

1. Acta de apertura (inciso a). Al iniciarse el proceso, quien da fe «deja constancia de ello en un acta, con los datos necesarios para identificar la labor que se realiza y el archivo que se va a grabar».
2. Acta de cierre (inciso b). Al terminar de grabar los documentos que llenan la unidad de soporte, se levanta otra acta con «el número de documentos micrograbados y un índice sintético de ellos», y se anota «cualquier deficiencia o particularidad observada».
3. Acta de conformidad (inciso d). Cuando la grabación está lista, el fedatario la verifica, «sienta acta de conformidad, en un libro ad-hoc» y entrega testimonio al interesado.
4. Las actas de apertura y cierre van dentro de la microforma como primera y última imagen de cada unidad de soporte (inciso e). El fedatario conserva las originales, las archiva y las manda encuadernar periódicamente, y da testimonio a los interesados.
5. Los testimonios son tuyos para archivar. El inciso f) dice que los interesados deben archivarlos en orden y hacerlos «encuadernar por períodos, al menos anualmente».

Cuando se graba directamente desde medios informáticos, que es la situación de un archivo ya nacido en digital, el artículo 25 del D.S. 009-92-JUS, en la redacción del artículo 9 del D.S. 001-2000-JUS, cambia el procedimiento: se graba en cada imagen de la microforma la firma del notario o fedatario «protegida por signatura informática que incluye la firma digital», se menciona en cada imagen el número de las actas de apertura y cierre con las iniciales del fedatario, y «sólo se requiere un acta de apertura y un acta de cierre para cada grabación, no para cada imagen».

La fecha cierta sale de ahí: según el artículo 8 del decreto legislativo, la fecha del acta de cierre «se reputa como fecha cierta». De cómo se compara con un sello de tiempo hablamos en sellado de tiempo y fecha cierta.

Los formatos de acta están en el D.S. 009-92-JUS, que no pudimos leer; la disposición final primera del D.S. 001-2000-JUS permite adaptarlos a la microforma digital «bajo responsabilidad de los fedatarios juramentados que los suscriban». No podemos mostrarte un acta modelo.

La firma digital es del fedatario

Un proveedor puede decirte que «el documento va firmado digitalmente» y quedarse tan ancho. El artículo 3 del D.S. 001-2000-JUS dice que la firma digital «será únicamente utilizada por el depositario de la fe pública para autenticar procesos de micrograbación». El artículo 4 pide que su autenticidad sea comprobable «en forma indubitable» por medios técnicos idóneos. Y el artículo 10 (que reescribe el 28 del reglamento de 1992) exige que las copias fieles se autentiquen con sello ad hoc en el que el fedatario suscribe, con «firma protegida con signatura informática que incluye la firma digital».

Para un cliente, la comprobación es concreta: la firma digital del archivo debe ser la del fedatario, no la del proveedor ni la tuya. Cómo se valida una firma está en firmar un PDF paso a paso.

Qué pedir antes de pagar

La lista que sigue combina lo que exige la norma, con su artículo, y lo que añadimos nosotros, marcado como recomendación. Si el proveedor no puede responder un punto por escrito, ya sabes qué parte del servicio no tiene.

Qué pedir	Por qué	Base
El nombre del notario o de los fedatarios que dirigirán el proceso	La ley exige que alguien con fe pública dirija y asuma la responsabilidad	D.Leg. 681, arts. 3 y 7
El certificado o diploma de idoneidad técnica del fedatario y su vigencia	Debe tenerlo y ratificarlo cada cinco años	art. 4 b); D.S. 001-2000-JUS, art. 7 y disp. final segunda
La constancia de inscripción y registro de firma en el Colegio de Abogados (o el título inscrito en el colegio notarial)	Es requisito de ser fedatario	art. 4 c) y último párrafo
La prueba de que hay una notaría o al menos dos fedatarios en su personal permanente	Es requisito del archivo especializado	art. 15 b)
Que es una sociedad anónima, con su RUC y partida registral (recomendación nuestra para comprobarlo)	Es requisito del archivo especializado	art. 15 c)
La autorización y el número de inscripción en el registro especial	Es requisito del archivo especializado, con la reserva ya explicada	art. 15 e), texto de la Ley 27323
El certificado de cumplimiento de normas técnicas e idoneidad técnica que se refiere al proceso, y si trabajan con la NTP 392.030-2:2015	La ley atribuye ese certificado al INDECOPI; qué entidad lo emite hoy no lo verificamos	art. 6 (texto de la Ley 26612); art. 15 a)
Dónde estarán los locales y los soportes durante el proceso	Los locales deben ser adecuados; los soportes se pueden guardar en el proveedor o en tus locales	art. 15 d) y último párrafo
Que el fedatario no es empleado ni socio del proveedor, o cómo se garantiza su independencia (recomendación nuestra para operar la exigencia)	La ley le exige independencia respecto de la empresa	art. 3, último párrafo
Un lote de muestra con sus actas de apertura, de cierre y de conformidad	Es la prueba de que el proceso se hace	art. 7 a), b) y d)
Quién firma digitalmente y con qué certificado	La firma digital la usa el depositario de la fe pública	D.S. 001-2000-JUS, arts. 3, 4, 9 y 10
La entrega de los testimonios de las actas, con un calendario	Los interesados deben archivarlos y encuadernarlos al menos una vez al año	art. 7 d), e) y f)
Qué pasa con el papel: dónde queda, durante cuánto y quién decide su destrucción (recomendación nuestra)	La microforma no levanta la obligación de conservar el papel tributario	Ley 28186, art. 1
Quién custodia las actas si el fedatario deja de ejercer	Deben pasar a otro fedatario en ejercicio	D.S. 001-2000-JUS, art. 8

El último punto merece una línea más. El artículo 8 del D.S. 001-2000-JUS (que sustituye el artículo 19 del reglamento de 1992) dice que si un fedatario deja de actuar «por cualquier razón», sus archivos de actas se entregan a otro fedatario en ejercicio, designado por el juez civil competente o por la asociación de fedatarios juramentados acreditada ante el Ministerio de Justicia. Esa asociación lleva «un registro centralizado conectado telemáticamente» de las actuaciones y actas suscritas por los fedatarios a nivel nacional. No pudimos comprobar cómo se consulta ese registro. Si el proveedor dice que tus actas están registradas ahí, pídele el comprobante.

Lo que sale mal

• «Fedatario» en la propuesta, sin nombre. Es la señal más frecuente. Si no hay nombre, no hay quién dé fe ni a quién reclamar.
• Una firma digital del proveedor en lugar de la del fedatario. El decreto reservó esa función al depositario de la fe pública. Un archivo firmado por la empresa prueba la integridad desde ese momento, no el proceso (lectura nuestra).
• Entregan los PDF y no los testimonios. Sin ellos no tienes en la mano la parte que acredita el proceso: el fedatario conserva las actas originales (art. 7 e) y tú los testimonios (art. 7 d, e y f).
• Pagar por adelantado todo el lote. Es recomendación nuestra: paga por tramos, con cada acta de conformidad.
• Destruir el papel cuando entregan el último PDF. El pilar y el artículo sobre microformas explican por qué el papel tributario se queda y por qué la destrucción requiere aviso al archivo regional.
• Falsificar o adulterar. El artículo 19 trata como delito contra la fe pública la falsificación y la adulteración de microformas, durante la grabación o después. Es lo que está en juego si el proveedor trabaja mal con el fedatario.
• Una tacha. Si la contraparte tacha una copia por falsificada en la micrograbación, el artículo 12 exige que los peritos tengan las calidades del inciso b) del artículo 4 y pone la carga de la prueba en quien tacha; si la tacha es fundada, la parte que presentó el documento reintegra las costas. Qué haría un juez no lo afirmamos.

Nuestra opinión

La parte más débil de casi todas las propuestas no es la tecnología sino la documentación del fedatario. Compara las propuestas por cuántos puntos de la tabla puede responder cada una por escrito, no por lo que cobran por página. Y si tu archivo es sobre todo tributario, vuelve a leer el pilar antes de gastar: el papel se queda y lo que contratas es consulta en pantalla.

Lo que este artículo no afirma

• El texto del D.S. 009-92-JUS. No lo pudimos descargar. Lo que decimos de él viene de los artículos del D.S. 001-2000-JUS que lo sustituyen. No sabemos qué otros pasos, formatos de acta ni condiciones de seguridad contiene.
• Que el programa de veinte horas semanales del diploma de idoneidad siga igual. El texto que leímos remite al D.S. 013-2016-JUS, que no pudimos leer. Tampoco comprobamos si otro decreto posterior cambió el procedimiento.
• Quién emite hoy el certificado de idoneidad técnica del proceso, ni cómo se tramita. El artículo 6 lo atribuye al INDECOPI y remite a un decreto del sector Industria (D.S. 002-98-ITINCI, que no leímos). La NTP 392.030-2:2015 es de pago y la citamos como la presenta una resolución de SENACE.
• Qué autoridad autoriza a un archivo especializado cuyo cliente no está supervisado, ni que exista un registro público consultable. Tampoco leímos la R. SBS 5860-2009 y no decimos qué contiene.
• Cómo se consulta el registro centralizado de actas que lleva la asociación de fedatarios.
• Cuántos fedatarios juramentados hay ni cuáles ejercen. Tampoco ninguna cifra de precios del mercado.
• Que la firma digital del proveedor sea inválida. Decimos que el reglamento la reserva al depositario de la fe pública para autenticar el proceso, no cómo la valoraría un juez si la pone otro.
• Que el caso de Hilda sea real. Es inventado.

La serie

Este es el tercero de cinco artículos que desarrollan el pilar:

1. Qué vale la copia escaneada de un contrato firmado a mano.
2. Firmar digitalmente un documento escaneado.
3. Este artículo.
4. Digitalizar el legajo del trabajador y las planillas.
5. Los libros contables en papel y los electrónicos (próximamente).

Fuentes

Consultadas el 30 de octubre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-10-30-notas/fuentes/mfd-fedatario/.

• Decreto Legislativo 681, 14 de octubre de 1991, con las modificaciones de las Leyes 26612 (21 de mayo de 1996) y 27323 (23 de julio de 2000); artículos 3 a 9, 12, 14, 15 y 19. Copia: dl681.txt.
• D.S. 001-2000-JUS, 24 de marzo de 2000; artículos 3, 4, 7 a 10 y disposiciones finales primera y segunda. Copia: ds001-2000-jus.txt (y ds001-2000-jus-agn.txt, de la web del Archivo General de la Nación).
• Ley 28186, El Peruano, 5 de marzo de 2004, artículo 1. Copia (escaneo, lectura con OCR): ley28186_ocr.txt.
• SENACE, Resolución de Presidencia Ejecutiva 00058-2022-SENACE/PE, por la mención a la NTP 392.030-2:2015. Copia: senace_rpe058_2022.txt.

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Última revisión: 30 de octubre de 2026.