Pasar el archivo de tu empresa a digital: qué copia tiene valor legal, cuándo hace falta microforma o firma digital y qué papel puedes destruir

Imaginemos a Mariela, gerente de una distribuidora de repuestos en Arequipa (el caso es inventado). Tiene catorce años de facturas, contratos, boletas y cartas en 600 cajas, y paga por el almacén que las guarda. Un proveedor le ofrece escanearlo todo «con valor legal» por una tarifa por página. Mariela se hace tres preguntas: si el PDF vale lo mismo que el papel, qué tiene que pasar para que valga, y cuáles de esas cajas puede tirar.

Las tres tienen respuesta en normas concretas, y la respuesta a la tercera casi nunca es «todas». Este artículo ordena el terreno para una empresa privada. El expediente electrónico del Estado es otro tema y no lo tratamos. Leímos las normas el 28 de octubre de 2026.

Cuatro cosas que se llaman «digitalizar»

El mercado usa la palabra para operaciones distintas. Lo que cada una vale ante un juez o ante SUNAT cambia mucho.

Qué haces	Qué obtienes según la norma	¿Puedes destruir el papel por eso?
Escanear y guardar el PDF	Una copia. El Código Procesal Civil cuenta las «fotocopias» entre los documentos (art. 234), pero no encontramos una norma que las equipare al original	No
Escanear y firmar el PDF con tu firma digital	Un archivo cuyas alteraciones posteriores se detectan. No prueba que el escaneo sea fiel al papel (lectura nuestra)	No
Microforma digital con fedatario (Decreto Legislativo 681)	Un soporte que «sustituye» al original «para todos los efectos legales» (art. 8)	Sí, con las excepciones de este artículo
Documento nacido digital y firmado con firma digital	El documento original, sin papel de por medio	No hay papel que destruir

La segunda fila es la que más confunde, y la explicamos después. La cuarta está en conservar un documento firmado: el reglamento de la Ley 27269 dice que la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial «no requiere mecanismos adicionales» para conservar el documento (D.S. 105-2012-PCM).

Lo que da valor legal: la microforma y quien da fe

El Decreto Legislativo 681 se publicó el 14 de octubre de 1991. Su artículo 8 dice que los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a la ley, «sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales».

Una cosa que no siempre se sabe: la microforma ya no es solo película. La Ley 26612 (21 de mayo de 1996) reescribió el artículo 1 y definió la microforma como imagen «reducida y condensada, o compactada, o digitalizada» de un documento. El mismo artículo incluye los documentos producidos por procedimientos informáticos. Por eso hoy se habla de microformas digitales. Qué documentos y qué proceso lo cuenta el artículo del 14 de septiembre, que no repetimos entero.

Lo que sí conviene saber antes de contratar es quién puede hacerlo, porque ahí se rompen más proyectos que en la tecnología.

Siempre interviene alguien que da fe. El artículo 7 pone el proceso «bajo la dirección y responsabilidad» de un notario o de un fedatario juramentado. Se levantan actas al abrir y al cerrar cada grabación, y la fecha del acta de cierre «se reputa como fecha cierta» (art. 8). Si el proveedor no te nombra al fedatario, no hay microforma, hay escaneo.

La firma digital del PDF no la pones tú. El D.S. 001-2000-JUS, que reglamenta la ley para entidades públicas y privadas, dice en su artículo 3 que la firma digital «será únicamente utilizada por el depositario de la fe pública para autenticar procesos de micrograbación». Es decir, el sello criptográfico que da valor al proceso es el del fedatario. Tu certificado digital no sustituye ese paso.

No todas las empresas pueden montar su propia línea. El artículo 14 del decreto legislativo, con la Ley 27323, abre esa vía a las empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca y Seguros que esta autorice y a las inscritas en el registro del mercado de valores que cuenten con autorización de CONASEV, que según el mismo artículo puede autorizar a otras de volumen significativo. Una distribuidora como la de Mariela, que no está en esos grupos, contrata un archivo especializado. El artículo 15 exige que esa empresa tenga «los servicios permanentes de una notaría autorizada o, al menos, de dos fedatarios juramentados», que sea una sociedad anónima y que obtenga autorización de CONASEV o de la Superintendencia de Banca y Seguros e inscripción en un registro especial, en los términos del literal e). No encontramos un registro público de esas empresas al que remitirte para clientes que no están supervisados, así que pídele al proveedor el nombre del fedatario y la resolución que lo autoriza, y compruébalo con el colegio de notarios o de abogados correspondiente.

El estándar técnico. El artículo 6 pide cumplir normas técnicas de INDECOPI. Una resolución de SENACE de 2022 cita la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2015, aprobada por INACAL, como la que estandariza los sistemas de producción de microformas digitales, y atribuye a INACAL esa función por la Ley 30224. La norma técnica es de pago y no la leímos. Pide al proveedor que te diga si trabaja con ella.

Reglamento: el D.S. 009-92-JUS reglamentó el decreto legislativo, y el D.S. 001-2000-JUS (24 de marzo de 2000) modificó sus artículos 6, 19, 25, 28 y 30. No encontramos una norma que derogue el de 1992, y el decreto de 2000 lo trata como vigente. No pudimos leer el texto del D.S. 009-92-JUS, así que no afirmamos qué otros pasos detalla.

Qué no cambia con la microforma

Cuatro límites, los tres primeros sacados del propio decreto legislativo.

1. No prueba la firma. El artículo 9 dice que la copia fiel autenticada tiene el valor del original, y añade: «La autenticación de la copia no implica legalización o comprobación de las firmas ni certificación de contenido». Quien discuta la firma de un contrato la discutirá igual, con las reglas de quién prueba qué cuando el otro lo niega.
2. No sustituye a los títulos valores para ejecutar (art. 11). El caso del pagaré y la letra de cambio está en otro artículo.
3. No autoriza a incinerar y exige avisar al archivo. El artículo 16 dice «Se prohibe la incineración», pide separar lo de valor histórico o cultural y obliga a avisar por escrito al director del archivo regional o local, con un catálogo. Ese director tiene tres meses para señalar qué se entrega al archivo.
4. No levanta la obligación tributaria. Es el límite que más dinero cuesta, y va en la sección siguiente.

El papel tributario no se destruye, aunque esté microformado

El artículo 1 de la Ley 28186, publicada el 5 de marzo de 2004, dice que «No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas» los originales de los documentos y antecedentes de operaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, ni «toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación», mientras el tributo no esté prescrito.

El TUO del Código Tributario (D.S. 133-2013-EF; la copia de SUNAT que leímos trae las modificatorias hasta el 26 de junio de 2026) fija los plazos. El numeral 7 del artículo 87, en la redacción del D.Leg. 1372 (2 de agosto de 2018), obliga a conservar libros, registros, documentos y antecedentes «cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor». Esos cinco años se cuentan desde el 1 de enero del año siguiente al vencimiento de la declaración. La prescripción del artículo 43 es de cuatro años, seis para quien no presentó la declaración y diez cuando el agente de retención o percepción no pagó lo retenido o percibido. No conservar es infracción del numeral 7 del artículo 175.

SUNAT lo confirmó en el Informe 023-2019-SUNAT/7T0000, del 28 de febrero de 2019: ya no hay obligación de conservar los originales migrados a microformas cuando pasó la prescripción «o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor». Y en una nota recuerda que la Administración puede exigir documentos de periodos prescritos si contienen información de hechos que inciden en periodos no prescritos que se estén fiscalizando (Informe 162-2006-SUNAT/2B0000, citado por el propio informe). El contrato de alquiler de 2015 que sigue generando gasto en 2026 no es un papel de 2015 para efectos de destruirlo.

Lo que sí ahorra la microforma frente a SUNAT está en el artículo 13 del decreto legislativo: los microarchivos valen para cualquier revisión contable o tributaria y pueden exhibirse «mediante su presentación en pantallas», sin copia en papel. Durante los años en que el original se queda, la fiscalización puede llevarse en pantalla.

Qué papel puedes destruir, por tipo de documento

Esta tabla resume lo que pudimos sostener con un artículo. Las celdas que dicen «no encontramos» son deliberadas.

Documento	Regla y artículo	Cuándo deja de ser obligatorio el original
Comprobantes de pago, libros, contratos y papeles que sustentan impuestos	Ley 28186 art. 1; Código Tributario arts. 43, 44 y 87.7	Cuando pasan el mayor de cinco años o la prescripción del tributo (Informe 023-2019 de SUNAT) y no sustentan un periodo aún fiscalizable
Planillas, boletas y constancias de pago de obligaciones laborales económicas	D.Leg. 1310, art. 3.4	«solamente hasta cinco años después de efectuado el pago», salvo que el mismo papel sustente tributos no prescritos
Títulos valores (letras, pagarés)	D.Leg. 681, art. 11	No encontramos un plazo. La microforma no sirve para ejecutar el título
Documentos con valor histórico o cultural	D.Leg. 681, art. 16	Los señalados por el director del archivo no se pueden eliminar
Contratos y papeles que prueban derechos	Código Civil, art. 2001, inciso 1: la acción personal prescribe a los diez años	Nuestra recomendación es no destruirlos antes de ese plazo; la ley no lo manda para todo contrato
Correspondencia y archivo interno sin efecto tributario ni laboral	D.Leg. 681, art. 16 y 18	No encontramos un plazo general. El artículo 18 solo dice que lo dispuesto «no impide eliminar» lo que la ley no obliga a conservar

Sobre la fila laboral hay un dato reciente. El abogado César Puntriano resume en El Peruano (25 de agosto de 2026) que dos salas de la Corte Suprema fijaron criterios contrarios: la Casación 36773-2023 La Libertad, publicada el 27 de mayo de 2026, sostuvo que el límite de cinco años no exonera al empleador de probar que pagó, y la Casación 3579-2025 La Libertad, también con carácter vinculante, retomó que solo debe conservar por cinco años. No leímos las sentencias, solo ese resumen. Para un empleador, la lectura prudente es que destruir a los cinco años cumple la norma y puede dejarlo sin prueba si un juez aplica el primer criterio. Cómo se cuentan esos cinco años y qué formato conviene está en boletas y contratos de trabajo con firma electrónica.

Qué hacer con el archivo de Mariela

Mariela puede clasificar sus 600 cajas en cuatro carriles antes de pagar un solo escaneo.

1. Carril tributario. Todo lo que sustente impuestos de los últimos años, con el plazo mayor de la sección anterior. Se queda en papel. Se puede microformar para consultarlo en pantalla, pero el papel no se va.
2. Carril laboral. Planillas y boletas de más de cinco años desde el pago, y revisadas contra el carril tributario: si la planilla sustenta un gasto de un ejercicio aún fiscalizable, se queda.
3. Carril de derechos. Contratos vigentes o cuya acción pueda discutirse todavía. Mejor microformar, con el límite del artículo 9, y decidir el papel con un abogado.
4. Carril destruible. Lo que ninguna norma obliga a guardar. Con microforma hecha, aviso al archivo regional y tres meses de espera. Sin incinerar.

Falta un paso que el proveedor rara vez nombra: el aviso del artículo 16 va antes de contratar la destrucción, no después. Si ya alquilaste el contenedor y recién descubres los tres meses, pagaste el contenedor ocioso.

Cuándo basta escanear y cuándo no

No todo requiere microforma. Si lo que quieres es consultar, buscar y compartir rápido, escanea. Si además quieres que nadie altere el archivo desde ese día, fírmalo con firma digital: la Ley 27269 da a la firma electrónica «la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita» y el reglamento (D.S. 052-2008-PCM, artículo 7, literal e) pide que se pueda detectar «si la firma digital o el documento electrónico fue alterado». Pero esa firma te protege del cambio posterior y no certifica que el escaneo reproduzca el papel. Si hay duda sobre el original, la cuestión se resuelve con el original: el artículo 256 del Código Procesal Civil dice que, si se tacha o no se reconoce una copia, «puede procederse al cotejo de la copia con el original». Destruir el papel sin microforma te deja sin original para el cotejo. Para ponerle fecha cierta a lo escaneado, mira sellado de tiempo.

Un caso aparte es el laboral. El artículo 3.3 del D.Leg. 1310 dice que, ante la autoridad de trabajo, los documentos del archivo del empleador pueden «a elección del administrado, ser presentados en versión digitalizada del original». Para una inspección, entonces, una versión digitalizada se presenta sin más trámite. Eso no la convierte en sustituta del original ante un juez (lectura nuestra).

Para quien quiera la ruta del Estado: el D.S. 029-2021-PCM (artículo 48.1, texto de 2021) distingue, para las entidades públicas, entre digitalizar con valor legal, que exige «una línea de digitalización y producción de microformas certificada», y digitalizar con valor administrativo, que autentica el fedatario institucional con su firma digital. El D.Leg. 1412, de gobierno digital, se aplica a las entidades de la Administración Pública (art. 2.1), no a las empresas privadas. La distinción te sirve de espejo, no de norma.

Lo que sale mal

• El proveedor escanea y llama «valor legal» al PDF. Sin fedatario, actas y acta de conformidad, no hay microforma. Pide ver el acta de cierre de un lote de muestra.
• Se destruye el papel de un año fiscalizable. La microforma no cubre el artículo 1 de la Ley 28186. El costo es la reconstrucción de un expediente en medio de una fiscalización, y la infracción del artículo 175.
• Se incinera. El decreto legislativo prohíbe la incineración; contrata una destrucción que no sea esa.
• Se tira una letra o un pagaré con su copia. La copia no sirve para ejecutar el título.
• Se confía en la firma del escaneo. Firmar un PDF escaneado con tu certificado prueba cuándo y quién lo firmó, no que el papel dijera eso. Es lo que muestra el artículo sobre la firma escaneada desde la otra cara.

Nuestra opinión

Para una empresa con menos de diez años de archivo, la microforma rara vez compensa por espacio, porque lo tributario y lo laboral se quedan en papel. Compensa por el acceso en pantalla (artículo 13) y por el archivo antiguo, que sí puede salir cuando pasa el plazo. Antes de pagar por página, haz la clasificación en cuatro carriles: te dirá cuánto de tu archivo sale de verdad. Y desde hoy, lo que tu empresa genere ya firmado digitalmente deja de ser un problema de papel, porque no lo hay. Ese es el ahorro que más pesa, y va en implantar la firma digital en tu empresa.

Lo que este artículo no afirma

• El texto del D.S. 009-92-JUS. No lo pudimos descargar; dependemos de lo que el D.S. 001-2000-JUS dice de él. Tampoco comprobamos modificatorias posteriores del reglamento ni del decreto legislativo más allá de las Leyes 26612 y 27323 y del D.Leg. 827 que figuran en la copia que leímos.
• Que la Ley 28186 esté sin modificar. No encontramos cambios, pero no revisamos un consolidado oficial.
• Plazos de conservación de documentos societarios, de libros de actas ni de la correspondencia comercial. No hallamos el texto primario del Decreto Ley 25988 ni de otra norma general y no damos un plazo.
• El artículo 21 del D.S. 001-98-TR. Lo cita El Peruano como la regla de conservación de planillas, pero no lo leímos en una copia oficial; por eso el plazo laboral se apoya en el D.Leg. 1310. Tampoco leímos el D.S. 018-2007-TR.
• El texto actual de los artículos 234, 235 y 256 del Código Procesal Civil. Los leímos en la copia del Decreto Legislativo 768 con la anotación de la Ley 26612 en el 234; no comprobamos otras reformas.
• Cuál criterio seguirá un juez laboral frente a las dos casaciones de 2026.
• La NTP 392.030-2:2015. Es de pago; la citamos como la presenta una resolución de SENACE.
• Qué empresas figuran hoy como archivos especializados autorizados. No encontramos un registro público consultable.
• El tratamiento de datos personales de un archivo escaneado. Los plazos y obligaciones del reglamento están en plazos y multas de protección de datos; aquí no los analizamos.
• Que el caso de Mariela sea real. Es inventado.

La serie

Esta página es el pilar del clúster «Digitalizar el archivo de la empresa con valor legal». Los cinco artículos siguientes la desarrollan, en este orden:

1. Qué vale la copia escaneada de un contrato firmado a mano: ante un juez y ante una entidad (próximamente).
2. Firmar digitalmente un documento escaneado: qué prueba tu firma y qué no prueba de la copia (próximamente).
3. Contratar a quien digitaliza: el fedatario, qué debe certificar y qué pedir antes de pagar (próximamente).
4. Digitalizar el legajo del trabajador y las planillas: qué guardar, cuánto y en qué formato (próximamente).
5. Los libros contables en papel y los electrónicos: cuándo obliga SUNAT y qué pasa con los ya legalizados (próximamente).

Mientras tanto están publicados qué documentos se pueden firmar digitalmente y la política interna de firma de la empresa.

Fuentes

Consultadas el 28 de octubre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-10-28-notas/fuentes/mfd-pilar13/ (salvo que se indique otra ruta).

• Decreto Legislativo 681, 14 de octubre de 1991, texto con las modificatorias de las Leyes 26612 y 27323. Copia: dl681.txt.
• Ley 28186, El Peruano, 5 de marzo de 2004. Copia (escaneo, lectura con OCR): ley28186_ocr.txt.
• D.S. 001-2000-JUS, 24 de marzo de 2000. Copia: ds001-2000-jus.txt.
• TUO del Código Tributario, D.S. 133-2013-EF, texto con modificatorias al 26 de junio de 2026, artículos 43, 44, 87 y 175. Copia: tuo-ct.txt.
• SUNAT, Informe 023-2019-SUNAT/7T0000, 28 de febrero de 2019. Copia: i023.txt.
• Decreto Legislativo 1310, dado el 29 de diciembre de 2016, artículo 3. Copia: dleg1310.txt.
• El Peruano, «¿Documentos laborales por más de 5 años?», 25 de agosto de 2026 (artículo de opinión). Copia: elp-303272.txt.
• Ley 27269, artículo 1. Copia: ley27269_27310.txt.
• D.S. 052-2008-PCM, 19 de julio de 2008, artículo 7 (copia: ds052_gobpe.txt), y D.S. 105-2012-PCM, 21 de octubre de 2012, que sustituyó el último párrafo del artículo 5 (copia: ds105-2012-elperuano.txt).
• D.S. 029-2021-PCM, 19 de febrero de 2021, artículo 48 (copia: ds029_elperuano.txt), y Decreto Legislativo 1412, artículo 2 (copia: dleg1412.txt).
• Decreto Legislativo 768, Código Procesal Civil, artículos 234, 235 y 256. Copia: dleg768_cpc.txt.
• Código Civil, decimosexta edición oficial, marzo de 2015, artículo 2001. Copia: cc16.txt.
• SENACE, Resolución de Presidencia Ejecutiva 00058-2022-SENACE/PE, por la mención a la NTP 392.030-2:2015. Copia: senace_rpe058_2022.txt.

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Última revisión: 28 de octubre de 2026.