Digitalizar el legajo del trabajador y las planillas: qué guardar, cuánto y en qué formato

Imaginemos a Rocío, jefa de recursos humanos de una empresa de servicios en Trujillo con 38 trabajadores (el caso es inventado). En el sótano tiene 120 carpetas: contratos, boletas firmadas, planillas de hace doce años, exámenes médicos y actas de capacitación. El contrato del edificio se acaba y quiere escanear todo, tirar el papel y quedarse con un disco. Antes de pedir presupuesto se pregunta tres cosas: cuánto tiempo la obliga la ley a guardar cada tipo de papel, si el PDF sirve en lugar del papel, y cuál es el formato correcto.

La respuesta cambia según el documento, porque no hay una sola norma de conservación laboral. Hay una para planillas y boletas, otra para los registros de seguridad y salud, y para el resto no encontramos plazo escrito. Este artículo completa el pilar sobre digitalizar el archivo de la empresa para el terreno laboral. Leímos las normas el 30 de octubre de 2026.

«Legajo» no es un término de la norma

Buscamos en las normas que leímos una definición de legajo del trabajador o una lista de lo que debe contener, y no la encontramos. Lo que sí existe son obligaciones sueltas: llevar planillas, entregar boletas, registrar accidentes. «Legajo» es la carpeta que cada empresa arma con esos papeles y con otros. Por eso la pregunta útil no es cuánto se guarda un legajo, sino cuánto se guarda cada hoja que contiene.

Tabla: plazo, norma y artículo por tipo de documento

Documento	Cuánto guardar	Norma y artículo	Soporte que menciona la norma
Planillas, duplicado de boletas y constancias de pago	«hasta cinco años después de efectuado el pago»	D.S. 001-98-TR, art. 21	Microformas o firma digital del empleador (D.Leg. 1310, art. 3.1)
Documentos y constancias de pago de obligaciones laborales económicas	«solamente hasta cinco años después de efectuado el pago»	D.Leg. 1310, art. 3.4	Firma digital o electrónica y microformas (art. 3.1); boleta puesta a disposición por medios electrónicos (art. 3.2)
Planilla Electrónica (T-Registro y PLAME)	La norma no fija plazo de conservación; remite al artículo 21 del D.S. 001-98-TR	D.S. 018-2007-TR, art. 1 h) y Segunda Disposición Complementaria Transitoria	Documento llevado en los medios informáticos de SUNAT
Registro de enfermedades ocupacionales	Veinte años	D.S. 005-2012-TR, art. 35	«medios físicos o digitales» (art. 35, último párrafo)
Registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos	Diez años posteriores al suceso	D.S. 005-2012-TR, art. 35	«medios físicos o digitales»
Los demás registros de seguridad y salud (exámenes médicos, monitoreo, inspecciones, estadísticas, equipos, capacitación, auditorías)	Cinco años posteriores al suceso	D.S. 005-2012-TR, arts. 33 y 35	«medios físicos o digitales»
Planillas de periodos anteriores a julio de 1999 que tenga el empleador	Pueden destruirse previa «digitalización con valor legal», o entregarse a la ONP	D.Leg. 1310, art. 3.4, segundo párrafo	Digitalización con valor legal
Papeles que sustentan impuestos (una planilla puede serlo)	Cinco años o la prescripción, el mayor; no se destruye el original aunque esté en microforma	Código Tributario, art. 87 numeral 7; Ley 28186, art. 1	Microformas no levantan la prohibición de destruir
Contratos, cartas de ingreso, currículos, memorandos, certificados	No encontramos un plazo en las normas leídas	Sin artículo que citar	Sin norma que citar

Algunas precisiones sobre la tabla.

Las dos primeras filas dicen lo mismo con distinta fuente. El D.S. 001-98-TR es de 1998. El D.Leg. 1310 (dado el 29 de diciembre de 2016) repite el plazo en su artículo 3.4 y añade que las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales «deben observar esta disposición». La diferencia útil es la palabra «solamente». La guía de boletas del Ministerio de Trabajo, que cita los artículos 21 y 22 del D.S. 001-98-TR, añade una consecuencia: pasado el plazo, la prueba de los derechos que se derivan de esos documentos es «de cargo de quien alegue el derecho».

La Planilla Electrónica no trae plazo propio. El D.S. 018-2007-TR, dado el 27 de agosto de 2007, define la Planilla Electrónica en su artículo 1 h) (texto del D.S. 015-2010-TR) como el documento llevado en los medios informáticos de SUNAT, compuesto por el T-Registro y la PLAME. Su Segunda Disposición Complementaria Transitoria obliga a cerrar las planillas de papel de los empleadores obligados a la electrónica y dice que ese cierre «no afecta la obligación de conservación de planillas y boletas de pago regulada en el artículo 21» del D.S. 001-98-TR. Para la Rocío del ejemplo, esto significa que las planillas de papel que cerró hace años siguen sujetas a los cinco años desde cada pago, y que los libros más antiguos de ese plazo ya no tienen norma laboral que los retenga (salvo el matiz tributario).

En seguridad y salud, el plazo viene con un archivo en dos tiempos. El artículo 35 del D.S. 005-2012-TR, dado el 24 de abril de 2012, manda tener un archivo activo con los eventos de los últimos doce meses y pasar luego al archivo pasivo, que se conserva por los plazos de la tabla. El glosario del mismo reglamento define ambos como archivos «físico o electrónico». Si la inspección pide información de más de doce meses, debe dar «un plazo razonable» para presentarla.

Qué soporte aceptan las normas leídas

Aquí hay tres situaciones distintas, y conviene no mezclarlas.

Documentos que nacen digitales. El artículo 3.1 del D.Leg. 1310 dice que en todo tipo de documentos laborales el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital o su firma electrónica. Cómo se aplica a boletas y contratos, y qué opinó el Ministerio de Trabajo, está en boletas y contratos de trabajo firmados electrónicamente; no lo repetimos. Lo que importa para conservar es el artículo 3.2: si el pago se deposita en una cuenta del sistema financiero, la boleta puede ponerse a disposición del trabajador por medios electrónicos y «no se requiere firma de recepción». Desde el D.S. 011-2026-EF (5 de febrero de 2026), el pago por esa vía se acredita con la «constancia de abono en la cuenta a nombre del trabajador»; el texto anterior hablaba de constancia de depósito. Esa constancia es de las que el artículo 21 manda conservar.

Registros de seguridad y salud. El artículo 34 del reglamento dice que los formatos referenciales del Ministerio «pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales», y el 35 repite la frase para los archivos. Aquí la norma acepta el soporte digital sin pedir microforma ni fedatario. Lo que no dice es qué pasa con un registro que existe en papel y se escanea después. No encontramos un artículo que diga si el papel original puede destruirse en ese caso, y no lo afirmamos.

Papel antiguo que quieres sustituir. Es el caso de las planillas y boletas firmadas a mano. La vía que menciona la norma laboral es la microforma: el artículo 3.1 del D.Leg. 1310 permite al empleador, en todo tipo de documentos laborales, «hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo Nº 681». El artículo 8 del Decreto Legislativo 681 dice que las microformas «sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales» y que, cuando una disposición exija conservar documentos por cierto plazo, «puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas». En lenguaje llano: si el proceso de microforma se hizo bien, el plazo de cinco años de las boletas se cumple guardando la microforma. Un simple escaneo no es eso. Qué debe certificar el fedatario y qué pedir antes de pagar lo trata el artículo sobre contratar la digitalización, y el proceso en sí está en microformas: digitalizar y destruir papel.

Lo que la microforma no cambia en el caso laboral

La Ley 28186 (artículo 1) prohíbe destruir, «aun cuando se hubieren conservado mediante microformas», los documentos que sustenten hechos generadores de obligaciones tributarias mientras el tributo no prescriba. Una planilla que respalda el gasto de remuneraciones de un ejercicio fiscalizable cae ahí. El numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario fija cinco años o el plazo de prescripción, el mayor, contados desde el 1 de enero del año siguiente al vencimiento de la declaración. Es decir, el plazo laboral y el tributario pueden terminar en fechas distintas, y manda el que vence después para el papel que sirve a los dos.

El artículo 16 del D.Leg. 681 añade que se prohíbe la incineración y que, antes de eliminar originales micrograbados, hay que separar las piezas con valor histórico o cultural. Para un legajo de una empresa privada rara vez aplica, pero el aviso al archivo que describe el pilar sí.

Las dos casaciones de 2026

El abogado César Puntriano resumió en El Peruano (25 de agosto de 2026) que dos salas de la Corte Suprema fijaron criterios contrarios. La Casación 36773-2023 La Libertad, publicada el 27 de mayo de 2026, dijo con carácter vinculante que la norma que autoriza a conservar planillas y registros de asistencia hasta cinco años no exonera al empleador de probar el cumplimiento de sus obligaciones. La Casación 3579-2025 La Libertad volvió al criterio de cinco años como máximo. No leímos las sentencias, solo ese resumen.

Con esa incertidumbre, nuestra lectura es práctica y la marcamos como opinión: lo que obliga la ley es guardar cinco años, pero si destruyes el día siguiente al vencimiento te quedas sin prueba en un proceso por horas extras. Una copia digital con un costo bajo de almacenamiento reduce ese riesgo mejor que el papel en un sótano.

Formato y orden: lo que recomendamos, no lo que exige la norma

Ninguna de las normas que leímos fija un formato de archivo (PDF, PDF/A, TIFF) ni una resolución de escaneo. Lo que sigue es recomendación nuestra.

1. Un archivo por trabajador y por periodo, con nombre ordenable: año, mes, DNI y tipo de documento. El plazo se cuenta desde cada pago, no desde la fecha de ingreso, y el nombre del archivo debe dejarte calcular la fecha de destrucción sin abrirlo.
2. Separa por plazo antes de escanear. Planillas y boletas (cinco años desde el pago), registros de accidentes (diez desde el suceso), enfermedad ocupacional (veinte) y el resto. Si mezclas todo en una carpeta digital por trabajador, vas a conservar de más o a borrar de menos.
3. Firma lo que nace hoy. Una boleta firmada con firma digital detecta cualquier alteración posterior; el sellado de tiempo le pone fecha cierta. Cómo mantenerlo verificable durante los cinco años está en conservar un documento firmado.
4. No firmes un escaneo creyendo que lo convierte en microforma. Qué prueba esa firma y qué no está en firmar digitalmente un documento escaneado.
5. Controla quién abre los archivos. La planilla contiene ingresos económicos, que la Ley 29733 cuenta entre los datos sensibles, y los registros de exámenes médicos también piden cuidado. Las obligaciones de seguridad y las multas están en plazos y multas de protección de datos.
6. Guarda dos copias en lugares distintos y prueba la restauración una vez al año. Es práctica de respaldo, no mandato legal.

Lo que sale mal

• Destruir el papel el día del escaneo. Sin microforma, nada de lo que leímos dice que el PDF sustituya el original. Si un juez pide el cotejo, el artículo sobre la copia escaneada explica por qué te conviene tenerlo.
• Contar mal el plazo. Cinco años desde el pago, no desde el cese. Un legajo de un trabajador que se fue en 2020 tiene boletas de 2019 a 2020 que vencen entre 2024 y 2025, pero sus registros de accidentes del mismo periodo siguen vivos hasta 2029 o 2030.
• Tratar los registros de seguridad como si fueran planilla. Tienen plazos de diez y veinte años, y un solo corte de «cinco años para todo» los destruye antes de tiempo.
• Guardar la boleta pero no la constancia. El artículo 21 nombra el duplicado de la boleta y las constancias. La constancia de abono en cuenta cuenta tanto como la boleta.

Nuestra opinión

Para una empresa con menos de cincuenta trabajadores, lo más rentable es no digitalizar el papel viejo en masa. Lo que hay que hacer es dejar de producir papel: boleta con firma digital o puesta a disposición electrónica desde ya, registros de seguridad llevados en digital, y el archivo antiguo se destruye por tandas cuando vence cada plazo, con el cruce tributario hecho. Pagar una microforma completa se justifica cuando el volumen de papel que sigue vigente es grande y el costo de custodiarlo supera el de una línea de microformas. Eso es una cuenta de cada empresa, y la hace quien conoce su volumen.

Lo que este artículo no afirma

• El texto oficial del artículo 21 del D.S. 001-98-TR. Lo leímos en una copia de LP Derecho con las modificatorias anotadas, y el Ministerio de Trabajo lo cita con el mismo plazo, artículos 21 y 22, en su guía de boletas de pago. De esa guía oficial tomamos el plazo y la carga de la prueba. No ubicamos el decreto en El Peruano ni en gob.pe, así que no citamos otros artículos suyos que solo figuran en la copia de terceros.
• El plazo de los contratos, cartas, currículos y memorandos. No lo encontramos; no damos ninguno.
• Plazos de prescripción de los derechos laborales. No los analizamos aquí.
• Cuál criterio seguirán los jueces frente a las dos casaciones de 2026, que solo conocemos por el resumen.
• El D.S. 004-2006-TR (registro de control de asistencia), que el resumen de El Peruano cita junto al D.Leg. 1310. No lo leímos y no damos plazo para esos registros.
• Modificatorias posteriores del D.S. 005-2012-TR. La copia que leímos trae anotaciones hasta el D.S. 016-2016-TR; no comprobamos otras. El artículo 35 no figura modificado en ella.
• Que el papel de un registro de seguridad escaneado pueda destruirse. La norma acepta soporte digital, pero no dice nada sobre el papel anterior.
• Qué formato de archivo es mejor. Es recomendación nuestra.
• Que el caso de Rocío sea real. Es inventado.

La serie

Este artículo es el cuarto de cinco del clúster «Digitalizar el archivo de la empresa con valor legal», cuyo pilar es Pasar el archivo de tu empresa a digital. Antes salieron qué vale la copia escaneada de un contrato y firmar digitalmente un documento escaneado, y hoy sale contratar a quien digitaliza.

Fuentes

Consultadas el 30 de octubre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-10-30-notas/fuentes/mfd-legajo/.

• Decreto Legislativo 1310, dado el 29 de diciembre de 2016, artículo 3. Copia: dleg1310.txt.
• Decreto Supremo 018-2007-TR, dado el 27 de agosto de 2007, con las modificatorias anotadas por el SPIJ (D.S. 015-2010-TR, 18 de diciembre de 2010). Copia: ds018-2007.txt.
• Decreto Supremo 005-2012-TR, dado el 24 de abril de 2012, artículos 32 a 35 y glosario. Copia: ds005-2012.txt.
• Decreto Supremo 011-2026-EF, 6 de febrero de 2026, disposición complementaria modificatoria única. Copia: ds011-2026-ef.txt.
• Decreto Supremo 001-98-TR, texto actualizado a 2026 por LP Derecho (copia de tercero). Copia: lp001.txt.
• Ministerio de Trabajo, guía sobre boletas de pago, que cita los artículos 21 y 22 del D.S. 001-98-TR. Copia: guia-boletas.txt.
• Decreto Legislativo 681, artículos 8 y 16. Copia: dl681.txt.
• Ley 28186, 5 de marzo de 2004, artículo 1 (escaneo, lectura con OCR). Copia: ley28186_ocr.txt.
• TUO del Código Tributario, artículo 87 numeral 7. Copia: tuo-ct.txt.
• El Peruano, «¿Documentos laborales por más de 5 años?», 25 de agosto de 2026 (artículo de opinión). Copia: elp-303272.txt.

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Última revisión: 30 de octubre de 2026.