Libros contables en papel y electrónicos: cuándo obliga SUNAT al electrónico y qué pasa con los libros ya legalizados

Imaginemos a Gustavo, contador de una ferretería de Chiclayo (el caso es inventado). En el estante tiene tres tomos empastados del Libro Diario y dos del Mayor, todos legalizados por notario, y una caja de hojas sueltas legalizadas que nunca se usaron. El año pasado la empresa empezó a llevar sus registros de ventas y compras en el sistema de SUNAT y ahora el dueño pregunta si también debe pasar el Diario y el Mayor, si los tomos en papel se pueden tirar y qué se hace con las hojas en blanco.

Son tres preguntas con tres respuestas distintas, y la tercera, adelantamos, no la encontramos escrita. Este artículo cierra la serie sobre cómo pasar el archivo de la empresa a digital con valor legal. Leímos las resoluciones en sunat.gob.pe el 31 de octubre de 2026 y buscamos la última modificatoria de cada una hasta esa fecha.

Dos regímenes: legalización notarial y autorización por constancia

El libro en papel se legaliza. La Resolución de Superintendencia 234-2006/SUNAT, publicada el 30 de diciembre de 2006, dice en su artículo 3 que los libros y registros vinculados a asuntos tributarios «deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas». El artículo 2.1 encarga la legalización a los notarios (a falta de ellos, a jueces de paz) de la provincia del domicilio fiscal. En Lima y Callao sirve cualquiera de las dos provincias. El notario pone una constancia en la primera hoja con su número de legalización, el RUC, el nombre del libro y el número de folios, y el artículo 2.2 le manda sellar todas las hojas. El empaste de las hojas sueltas va, como máximo, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio siguiente (art. 5.2).

El libro electrónico no se legaliza. La Resolución 286-2009/SUNAT, del 30 de diciembre de 2009, aprobó el sistema de libros y registros electrónicos (SLE-PLE). Su artículo 7.2 dice: «Se entenderá generado cada Libro o Registro Electrónico y, autorizado por la SUNAT, con la emisión de la primera Constancia de Recepción». Es decir, la autorización la da una constancia electrónica y no un sello notarial. El mismo texto pide conservar los libros electrónicos «en un medio de almacenamiento magnético, óptico u otros similares» mientras el tributo no prescriba (art. 10.1).

Quedan aparte el Libro de Planillas, con regla propia (art. 2.5 de la 234-2006), y los libros de actas y la matrícula de acciones: figuran en el anexo 1 de la 234-2006, pero la lista del artículo 13 de la 286-2009, en la copia que leímos, no los incluye. Que sigan en papel legalizado es lectura nuestra. Qué firma admite el acta dentro de ese libro está en la junta no presencial.

Qué libros te toca llevar según tus ingresos

La pregunta previa es qué libros existen para tu empresa. La página «Registros y libros» de SUNAT, que consultamos el 31 de octubre, los reparte así para el Régimen General y el Régimen MYPE Tributario:

Ingresos brutos anuales	Libros y registros
Hasta 300 UIT	Registro de Ventas, Registro de Compras y Libro Diario de formato simplificado
Más de 300 UIT hasta 500 UIT	Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro Diario y Libro Mayor
Más de 500 UIT hasta 1 700 UIT	Los anteriores y el Libro de Inventarios y Balances

Por encima de 1 700 UIT corresponde la contabilidad completa. Así lo recuerdan los considerandos de la RS 000257-2025/SUNAT, que citan el artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta y el artículo 11 del Decreto Legislativo 1269; no leímos esos artículos. Cuidado con las fuentes viejas: la Resolución 226-2013/SUNAT, que aún circula en blogs, hablaba de un tramo desde 150 UIT.

Cuándo obliga SUNAT al electrónico

Aquí hay que separar los registros de ventas y compras del resto de los libros.

Ventas y compras: el SIRE

La Resolución 112-2021/SUNAT, del 30 de julio de 2021, creó el módulo del registro de ventas electrónico (RVIE). La Resolución 40-2022/SUNAT, del 21 de marzo de 2022, aprobó el Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) y añadió el módulo del registro de compras (RCE). Su artículo 3.1 dice que quienes deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de acuerdo con la Ley del IGV quedan obligados a llevarlos en el SIRE, por fases. Las últimas fechas que encontramos son tres:

• RS 000075-2026/SUNAT, del 29 de abril de 2026 y en vigor desde el 1 de junio de 2026. Dice que quienes estén obligados a llevar los dos registros, «sin excepción, deben llevar dichos registros a través del Sistema Integrado de Registros Electrónicos» desde que adquieran la obligación. Para quien la adquiera a partir del 1 de junio de 2026, el SIRE rige desde el período en que la adquiere (nuevo inciso h del art. 3.1).
• RS 000125-2026/SUNAT, del 30 de junio de 2026 y en vigor desde el 1 de julio. Posterga del período junio al período octubre de 2026 la entrada de los principales contribuyentes cuyos ingresos netos de 2024 superen las 2 300 UIT.
• La misma resolución modifica la cuarta disposición complementaria final de la 40-2022: quienes no están en el anexo 7 «continuarán sujetos a la normativa que regula la obligación de llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras en forma electrónica a través del SLE - PLE o el SLE - Portal hasta el período setiembre de 2026».

El índice de resoluciones de 2026 de SUNAT, que revisamos el 31 de octubre, no lista ninguna posterior a la 125-2026 que toque el SIRE. No leímos las resoluciones de El Peruano de las últimas semanas una por una, así que si cuentas con un caso límite, confirma en tu cuenta de SUNAT Operaciones en Línea.

Antes regía otro criterio. La Resolución 361-2015/SUNAT, del 29 de diciembre de 2015, obligó desde 2017 a llevar ventas y compras en electrónico a quienes, en el Régimen General o el Especial, tuvieran ingresos «iguales o mayores a 75 UIT» en el período que fija la norma. Esa regla es la que aún describe la página «Obligación de llevar libros electrónicos» de SUNAT en gob.pe, con último cambio del 6 de agosto de 2023. Para ventas y compras no la tomes como la actual: las resoluciones de 2022 y 2026 llevan al SIRE a quien deba llevar los registros, sin ese umbral.

Diario, Mayor, Inventarios: el PLE, por designación

Para los demás libros la ruta es el PLE, y ahí la obligación no es general. La página de gob.pe dice que los obligados son los principales contribuyentes: los regionales llevan en electrónico Diario y Mayor además de ventas y compras, y los nacionales con ingresos de 3 000 UIT o más («para el año 2023», dice la página) suman Inventarios y Balances y otros cinco registros. Es una página de orientación de 2023 y no ubicamos la resolución que fija esa lista, así que no la damos como norma.

Lo que sí leímos es que el PLE se puede usar por elección. La página «Registros y libros» lo dice: «si estás obligado a llevar libros o registros contables de manera electrónica o los quieres llevar voluntariamente». Piénsalo antes: el artículo 5 de la 286-2009 dice de la afiliación que «no procederá la desafiliación».

Plazos de atraso: lo que sí comprobamos

El artículo 8 de la 234-2006 remite los plazos máximos de atraso a su anexo 2. La copia que SUNAT publica en la página de la resolución es de 2006 y no trae el Libro Diario de formato simplificado (numeral 5-A), que la modificatoria de 2025 sí cita; por eso no damos la tabla completa.

El texto vigente que sí leímos es la RS 000257-2025/SUNAT, del 30 de julio de 2025, en vigor desde el 1 de agosto de 2025. Modifica los numerales 3, 5, 5-A y 6 del anexo 2: para Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Diario de formato simplificado y Libro Mayor el máximo de atraso es de tres meses. Para el Diario, el Mayor y el simplificado, el plazo cuenta desde el primer día hábil del mes siguiente a las operaciones. Para Inventarios y Balances, desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio. Si presentaste el PDT 0625 para modificar o suspender tus pagos a cuenta, la resolución fija una cuenta especial, que cambia el inicio del plazo y no su duración de tres meses.

Dos efectos prácticos. En electrónico, el atraso se mide por la fecha de la constancia de recepción: si se emite fuera del plazo del anexo 2, dice el artículo 9 de la 286-2009, «se considerará que el registro se ha efectuado con atraso mayor al permitido». Y llevar los libros con ese atraso es la infracción del numeral 5 del artículo 175 del Código Tributario, que en la Tabla I del TUO tiene una multa de 0,3 % de los ingresos netos. No analizamos las rebajas por gradualidad.

Los plazos de ventas y compras en el SIRE no los damos: la RS 361-2015 (art. 3) los remitía a lo que SUNAT fije por resolución y no leímos el cronograma vigente.

Qué pasa con los libros ya legalizados

Cuando pasas al electrónico

Hay una regla de cierre. Para ventas y compras, el artículo 5 de la 112-2021, con la redacción de la 40-2022, dice que al obtener la calidad de generador nace «la obligación de cerrar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas», previa anotación de todo hasta el período anterior. Para el resto de libros, la 286-2009 (art. 6, inciso c, en su texto original de 2009) dice lo mismo de los libros llevados a mano o en hojas sueltas. Por tanto, el Diario en papel de Gustavo se anota hasta el mes anterior y se cierra, y el electrónico arranca desde ahí.

Para ventas y compras hay un efecto más: en el SIRE, la SUNAT sustituye al generador en la obligación «de almacenar, archivar y conservar los registros electrónicos» (art. 5, inciso c). En el PLE, en cambio, la conservación sigue a tu cargo (art. 10.1 de la 286-2009).

Los tomos en papel

No se botan. El numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario manda almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, «cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor». El plazo y la excepción de los papeles que fundan periodos aún fiscalizables están en el pilar, y qué vale una microforma frente a un escaneo en microformas: digitalizar y destruir papel. Escanear un libro legalizado y firmar el PDF no lo sustituye; por qué, en firmar un documento escaneado.

Si el papel se pierde o se destruye por siniestro o asalto, el artículo 9 de la 234-2006 pide comunicarlo a SUNAT en quince días hábiles, con copia certificada de la denuncia policial, y el artículo 10 da sesenta días calendario para rehacer los libros. Tener el Diario en el PLE ayuda a rehacerlo.

Las hojas legalizadas sin usar

Esta es la pregunta de la que no hay respuesta escrita. Buscamos en la 234-2006, la 286-2009, la 361-2015 y las resoluciones del SIRE y no hallamos un artículo que diga qué hacer con las hojas legalizadas que quedan sin usar al pasar al electrónico. Lo que sí dicen las normas es más estrecho:

1. El artículo 5.3 de la 234-2006 permite que las hojas sueltas de un libro «que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente». Habla del mismo libro del ejercicio siguiente, no de un libro que se cierra por haber pasado al electrónico.
2. Los artículos 5 y 6 de las resoluciones citadas mandan cerrar el libro en papel, sin decir qué hacer con sus páginas vacías.
3. El artículo 7 de la 234-2006, para el cambio de razón social, exige haber cerrado los libros no utilizados antes de legalizar otros. Es otro supuesto, pero muestra que SUNAT habla de cerrar y no de devolver.

Nuestra opinión: hasta que SUNAT diga otra cosa, guarda el libro o la caja con una nota fechada de cierre, firmada por el representante legal, que diga que desde el período tal los registros se llevan en el sistema. Sirve para que un fiscalizador entienda por qué hay hojas en blanco, y no cuesta nada. No la exige ninguna norma que hayamos leído.

Nuestra opinión

Para una ferretería con ventas y compras ya en SIRE, pasar el Diario y el Mayor al PLE ahorra el empaste y la legalización de tomos nuevos. Pero la afiliación es definitiva y el atraso se mide con la constancia que emite el sistema. Si tu contador cierra el Diario por temporadas, vale la pena comparar el costo de esos notarios con una multa de 0,3 % de los ingresos netos. Y pídele por escrito desde qué período afilia, porque de esa fecha depende cuándo cierras el papel.

Lo que este artículo no afirma

• Quién está obligado a llevar Diario, Mayor e Inventarios en electrónico. La lista de principales contribuyentes sale de una página de orientación de 2023. No ubicamos la resolución que la fija.
• La tabla completa de plazos de atraso del anexo 2 de la 234-2006. La copia que publica SUNAT es de 2006 y está incompleta respecto de las modificatorias. Solo damos los numerales de la RS 000257-2025.
• Los plazos de atraso del Registro de Ventas y del de Compras en el SIRE, ni el cronograma de obligaciones que los fija.
• Los incisos a a f y los demás del inciso g del artículo 3.1 de la 112-2021 en su texto actual. Leímos el 3.1 en la versión de 2022 y las modificaciones de 2026.
• El texto actual de los artículos 4 a 6 de la 286-2009. La copia que leímos es la original de 2009. La 361-2015 dice que la 169-2015 sustituyó el artículo 4 (condiciones de afiliación), y no leímos esa resolución.
• Qué hacer con las hojas legalizadas sin usar. No hay norma leída; lo escrito arriba es opinión.
• Los topes de ingresos por régimen. Los tomamos de la página de SUNAT y de los considerandos de la RS 000257-2025, sin leer la Ley del Impuesto a la Renta.
• La gradualidad de las multas. Solo damos la cifra de la Tabla I.
• La rotación del libro de actas y de la matrícula de acciones. No leímos la Ley General de Sociedades para este artículo.
• Que el caso de Gustavo sea real. Es inventado.

La serie

Este artículo es el quinto y último del clúster «Digitalizar el archivo de la empresa con valor legal», cuyo pilar es Pasar el archivo de tu empresa a digital. Antes salieron qué vale la copia escaneada de un contrato, firmar digitalmente un documento escaneado, contratar a quien digitaliza y el legajo del trabajador y las planillas.

Fuentes

Consultadas el 31 de octubre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-10-31-notas/fuentes/mfd-libros/.

• Resolución de Superintendencia 234-2006/SUNAT, 30 de diciembre de 2006, artículos 2, 3, 5, 7, 8, 9 y 10, y anexos. Copias: rs234-2006.txt, rs234-2006-anexo2.txt.
• Resolución de Superintendencia 286-2009/SUNAT, 30 de diciembre de 2009, artículos 5 a 7, 9, 10 y 13. Copia: rs286-2009.txt.
• Resolución de Superintendencia 361-2015/SUNAT, 29 de diciembre de 2015. Copia: rs361-2015.txt.
• Resolución de Superintendencia 000112-2021/SUNAT, 30 de julio de 2021, y 000040-2022/SUNAT, 21 de marzo de 2022, artículos 3, 5 y 12. Copias: rs112-2021.txt, rs040-2022.txt.
• Resolución de Superintendencia 000075-2026/SUNAT, 29 de abril de 2026. Copia: rs000075-2026.txt.
• Resolución de Superintendencia 000125-2026/SUNAT, 30 de junio de 2026. Copia: rs000125-2026.txt.
• Resolución de Superintendencia 000257-2025/SUNAT, 30 de julio de 2025. Copia: rs000257-2025.txt.
• Resolución de Superintendencia 226-2013/SUNAT, 22 de julio de 2013 (solo como antecedente). Copia: rs226-2013.txt.
• SUNAT, índices de resoluciones de 2026 y 2025, consultados el 31 de octubre de 2026. Copias: indcor_2026.txt, indcor_2025.txt.
• SUNAT, «Registros y libros» y gob.pe, «Obligación de llevar libros electrónicos» (último cambio 6 de agosto de 2023). Copias: orient-1985.txt, gobpe-7813.txt.
• TUO del Código Tributario (D.S. 133-2013-EF), artículos 62 numeral 16, 87 numerales 4 y 7, 175 numeral 5 y Tabla I; copia de SUNAT con modificatorias hasta el 26 de junio de 2026. Copia: tuo-ct-del-28oct.txt.

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Última revisión: 31 de octubre de 2026.