Medir el ahorro de la firma digital sin inventar cifras: qué contar antes, qué contar a los 90 días y cómo presentarlo

Imagina una distribuidora de materiales eléctricos donde la jefa de administración presenta al gerente el resultado de tres meses con firma digital: «Ahorramos 60 horas al mes». El gerente pregunta de dónde sale el número. Ella lo calculó multiplicando los contratos por «lo que tardábamos antes», una cifra que recordaba de memoria. Nadie había medido el «antes». Y las 60 horas, aunque fueran ciertas, no habían reducido ninguna factura: el personal seguía siendo el mismo. El gerente no cuestiona la firma digital sino el número, y con razón.

Este artículo es el cierre del grupo sobre implantar la firma digital en la empresa. Propone un método para medir y no promete ninguna cifra. Somos vendedores de certificados y preferimos que midas bien, aunque el resultado sea modesto, a que presentes un ahorro que no resista una pregunta.

Por qué no ponemos una cifra de mercado

Buscamos el 9 de octubre de 2026 una medición propia publicada por una entidad pública peruana (la PCM, la Secretaría de Gobierno y Transformación Digital, Firma Perú) que diera ahorros de tiempo o de dinero por firmar digitalmente. No la encontramos. Lo que aparece son cifras de proveedores privados que no podemos contrastar, y no las citamos. Si tu área de finanzas quiere un número, la única fuente defendible es la que produzcas tú mismo con tus documentos. De eso trata el resto.

Los importes de este artículo son supuestos nuestros para la distribuidora y están marcados como tales: cámbialos por los tuyos. Los precios de los certificados no se repiten aquí; están en cuánto cuesta implantar la firma digital con su fecha de lectura.

Antes de empezar: la línea base

La línea base se toma antes de cambiar nada y por escrito. Recomendamos cinco cosas.

1. Documentos al mes, por tipo. Contratos con clientes, adendas, boletas, actas, órdenes de compra. Sácalo de registros, no de la intuición: el correo enviado, el libro de cargos, el sistema de trámite. Tres meses de historia mejor que uno, porque los meses de cierre y los de vacaciones distorsionan.

2. Tiempo de ciclo de firma. Los días desde que el documento queda listo hasta que tiene la última firma. Mídelo en una muestra de 20 a 30 documentos reales y anota dos números: la mediana y el peor decil. El promedio miente: un contrato que estuvo dos semanas en el escritorio de un gerente de viaje arrastra a todos. Y separa el tiempo de espera (días calendario) del tiempo de trabajo (minutos de una persona).

3. Mensajería. Cuántos envíos físicos de documentos salieron en el mes, según las guías o las facturas del courier, y cuánto pagó la empresa por cada uno. Es de lo poco que tiene factura detrás.

4. Impresión. Hojas impresas por documento firmado, copias incluidas. El contador de la fotocopiadora o el consumo de tóner del trimestre dan un orden de magnitud. Asigna a la impresión solo lo que corresponde a los documentos que vas a migrar.

5. Archivo. Metros lineales o cajas del archivo de esos documentos y lo que cuesta guardarlos: alquiler del espacio, o el custodio externo si lo hay. Este es el ahorro que más tarda, y a veces no llega nunca. El papel que ya existe no desaparece cuando empiezas a firmar en digital. En las boletas, el D.Leg. 1310 (diciembre de 2016) dice en el numeral 3.4 de su artículo 3 que el empleador conserva los documentos y constancias de pago «solamente hasta cinco años después de efectuado el pago»: el papel de los últimos cinco años sigue ahí. Qué hacer con el archivo viejo es otro proyecto, el de las microformas.

Con eso se arma una hoja de una página. La tabla de abajo es la plantilla y trae, en la columna de la distribuidora, números supuestos.

La plantilla, con números supuestos

Concepto	Cómo se mide	Línea base (supuesto)	Día 90 (supuesto)
Contratos y adendas con clientes al mes	Registro de salidas	40	40
De ellos, firmados en digital	Registro de firmas	0	24
Ciclo de firma, mediana (días calendario)	Muestra de 20 a 30	6	3
Ciclo de firma, peor decil	Misma muestra	14	8
Minutos de trabajo por contrato	Cronometrar 10 casos	35	15 digital, 35 papel
Envíos por courier al mes	Guías del mes	25	10
Hojas impresas al mes	Contador de la impresora	960	384

Los números salen de un ejemplo, no de un estudio. Y se ve algo que ningún folleto cuenta: el día 90 no todos los contratos son digitales. En los supuestos, 16 de 40 siguen en papel porque la contraparte no tiene certificado. Eso es lo normal, y está explicado en el procedimiento de contratos con clientes y proveedores. Si la hoja asume que el 100 % migra, el resultado está inflado desde el principio.

De la tabla al dinero, con las cuentas a la vista

Para la mensajería, con un envío a S/ 12 (supuesto): 25 envíos son S/ 300 al mes; 10 envíos, S/ 120. Diferencia: S/ 180.

Para la impresión, con S/ 0,10 por hoja (supuesto, que incluye tóner y papel): 960 hojas son S/ 96; 384 hojas, S/ 38. Diferencia: S/ 58.

Suma de lo que baja en la factura: unos S/ 238 al mes, S/ 2 856 al año. Esto es dinero que se deja de gastar. Con esa cifra se compara el coste de los certificados de quienes firman en este flujo, y la comparación puede salir bien o mal. Depende de cuántas personas firmen, no de cuántos documentos: de ahí que convenga contar firmantes.

Las horas son otra cosa

En los supuestos, firmar cuesta 35 minutos de trabajo por contrato en papel (imprimir, firmar, escanear, enviar, archivar) y 15 en digital. Antes: 40 × 35 = 1 400 minutos, unas 23 horas. Día 90: 24 × 15 + 16 × 35 = 920 minutos, unas 15 horas. Son 8 horas al mes.

Si una hora cuesta S/ 25 (supuesto), son S/ 200 al mes. La tentación es sumarlos a los S/ 238 de la factura y presentar S/ 438. No lo hagas. Esos S/ 200 solo son un ahorro si esas 8 horas se usaron en algo que antes no se hacía, o si se evitó contratar a alguien. Si la persona cobra lo mismo y trabaja lo mismo, el sueldo no cambió. Lo que ganó la empresa es tiempo, y el tiempo se presenta como tiempo: «8 horas al mes liberadas en administración». Es un ahorro de capacidad, no de caja, y hay que decirlo así.

El ciclo de firma tampoco es dinero. Pasar de 6 a 3 días de mediana significa que el contrato empieza a producir antes, que el cliente cobra antes o que la obra arranca antes. Puede valer mucho más que el courier, pero su valor es específico de cada caso y casi nunca se mide. Si tienes un caso concreto (un contrato cuyo inicio dependía de la firma), cuéntalo como caso, con su fecha, y no lo extrapoles a todos.

A los 90 días: qué medir otra vez

Repite exactamente las cinco mediciones, con la misma muestra del mismo tipo de documento y los mismos instrumentos. Tres precauciones.

Mide desde el día 31, no desde el día 1. El primer mes es de aprendizaje: gente que no encuentra el token, PIN bloqueados (qué pasa cuando se bloquea o se pierde el token), contrapartes que piden un PDF «normal». Esos días cuentan como coste de implantación, no como régimen. Mídelos aparte y súmalos al coste, no los escondas.

Cuenta lo que se añade. Horas de alta y baja de certificados, validación de las firmas recibidas (el validador del Estado acepta PDF de hasta 10 MB, según su página del 9 de octubre de 2026), custodia de los tokens. La política interna las enumera. Un ahorro sin su contrapartida es un número a medias.

Cuenta los fracasos. Los documentos que se intentaron firmar en digital y volvieron a papel. Si solo mides los que salieron bien, el ciclo mediano sale artificialmente corto. Es sesgo de supervivencia.

Separar el efecto de la firma del de otros cambios

Aquí se pierde la mayoría de los análisis. En esos tres meses cambiaron otras cosas: entró un asistente nuevo, se cerró una sede, subió el volumen por una licitación. Cualquiera de ellas mueve el ciclo y los envíos. Hay cuatro formas de aislar el efecto, de la más fuerte a la más débil.

1. Un grupo de control. Migra primero un tipo de documento o una sede y deja otro sin migrar durante los 90 días. Lo que cambie en ambos es de otra causa; la diferencia entre ellos es lo que se atribuye a la firma. Es lo único que se parece a una prueba. El inconveniente es que obliga a convivir con dos sistemas durante un trimestre.
2. Comparar lo comparable. Si el ciclo bajó, compara solo contratos del mismo tipo y del mismo rango de importe. Si no, compras un cambio en la mezcla de documentos y crees que fue la firma.
3. Cambiar una cosa por vez. No pongas la firma digital el mismo mes que el nuevo sistema de trámite documentario. Si lo haces, no hay forma honesta de repartir el mérito, y debes decirlo.
4. Anotar los cambios. Si no hay control ni margen, lleva un registro fechado de lo que cambió en el trimestre y presenta el resultado con esa lista al lado. El lector decide cuánto descontar.

Un error de línea base que se repite: medir el «antes» en un mes de cierre de ejercicio y el «después» en un mes tranquilo. El ciclo mejora solo. Mide el mismo periodo del año anterior si hay datos, o al menos dos meses de cada lado.

Cómo presentarlo

Una página, con este orden.

Primero, lo que se midió. Cuántos documentos, de qué tipos, en qué fechas, con qué muestra. «Mediana de 6 a 3 días en una muestra de 25 contratos» es un enunciado verificable. «Reducimos los tiempos a la mitad» no lo es.

Segundo, tres columnas separadas. Dinero que dejó de salir (con factura o contador detrás), tiempo liberado (en horas, sin convertir a soles salvo que se haya reasignado) y plazo acortado (en días, con el caso concreto si lo hay).

Tercero, lo que sumó. Certificados, horas de implantación, soporte. Con los precios y fechas de lectura que corresponda.

Cuarto, los supuestos y lo que no se sabe. Qué porcentaje de contrapartes firmó en digital, qué otros cambios hubo, qué no se pudo medir (por ejemplo, el archivo).

Quinto, un resultado con rango. «Entre S/ 150 y S/ 250 al mes en gastos directos» es más creíble que «S/ 238». Y si el resultado es que no compensa para un tipo de documento, escríbelo. Para un flujo de pocos contratos al mes con un solo firmante, la firma digital puede ganar tiempo de ciclo y no ahorrar nada en caja. Qué documentos conviene pasar primero depende de eso: donde el volumen es alto y las contrapartes firman en digital, como el lote de boletas con las reservas que ese artículo explica, el ahorro aparece antes. Donde la otra parte imprime igual, casi no aparece.

Lo que haríamos nosotros

Mediríamos solo tres cosas: la mediana y el peor decil del ciclo en una muestra, los envíos por courier con guía, y las horas de trabajo con cronómetro en diez casos. Dejaríamos fuera el archivo hasta el año siguiente. Y no presentaríamos ningún total en soles que mezcle gasto con horas. Si quieres elegir los certificados del piloto, mira el catálogo.

Lo que este artículo no afirma

Ninguna cifra de ahorro de mercado. No encontramos el 9 de octubre de 2026 una medición propia, publicada por una entidad pública peruana, con ahorros de tiempo o de dinero por firma digital, y no usamos las de proveedores.

Que tu empresa vaya a ahorrar lo que muestra la tabla. Todos los importes, tiempos y volúmenes de la distribuidora son supuestos nuestros, para ilustrar el cálculo.

Tarifas de mensajería, impresión o personal. No leímos ninguna tarifa oficial; los S/ 12 por envío, los S/ 0,10 por hoja y los S/ 25 por hora son supuestos que debes sustituir por los tuyos.

Plazos de conservación de documentos contables o tributarios. No los verificamos para este artículo. Solo citamos el del D.Leg. 1310 para documentos laborales de pago, que leímos en el texto.

Que el método sirva para toda empresa. No lo hemos probado en una muestra de clientes. Es un método que consideramos razonable por cómo funciona la medición, no uno validado.

Que el validador del Estado sea gratuito. Solo leímos su límite de tamaño y formatos.

Última revisión: 9 de octubre de 2026.

Fuentes de esta página

Consultadas el 9 de octubre de 2026.

• Decreto Legislativo 1310, diciembre de 2016: numeral 3.4 del artículo 3, leído en el texto.
• Validador de Firma Perú, PCM: tamaño máximo de 10 MB y formatos PAdES, XAdES o CAdES.
• Búsqueda de mediciones públicas de ahorro por firma digital en la PCM, la Secretaría de Gobierno y Transformación Digital y Firma Perú: sin resultados citables, de ahí que no se cite ninguna cifra.
• Artículos propios: pilar sobre implantar la firma digital (5 de octubre), cuánto cuesta implantarla (8 de octubre) y microformas (14 de setiembre).